10.2. Hoja de cálculos

Esta sección hablará sobre Gnumeric como reemplazo de Microsoft Excel. Otra opción muy buena, y ahora libre, es StarCalc la aplicación de hoja de cálculos de StarOffice.

Esta introducción no le explicará los principios básicos de contabilidad y da por sentado que sabe el por qué querría utilizar una hoja de cálculos.

10.2.1. ¿Qué es una hoja de cálculos?

La hoja de cálculos es el reemplazo para el libro de contabilidad y la calculadora del contador. Este software utiliza columnas y filas para permitir la realización de cálculos matemáticos sobre los datos ingresados previamente. Hoy día las hojas de cálculos hacen muchísimo más ya que es muy común su uso como (muy) simples bases de datos o como una aplicación de diagramas y gráficas.

La hoja de cálculos, tan trivial como pueda parecer hoy, jugó un rol realmente importante en hacer realidad las computadoras en casa y en la oficina. Fue la "killer app" que justificaba la compra de una computadora.

10.2.2. Gnumeric

Desde la versión 1.0, Gnumeric está listo para el uso en producción. Es una hoja de cálculos avanzada que contiene una interfaz gráfica fácil de usar con toda la funcionalidad avanzada de tales aplicaciones. Gnumeric ofrece una interfaz simple y fácil de personalizar, diseñada para minimizar la curva de aprendizaje para los usuarios nuevos.

10.2.2.1. Comenzando

Puede iniciar Gnumeric desde Oficina+Hojas de cálculo->Gnumeric.

Figura 10-11. La ventana principal de Gnumeric

10.2.2.2. Moviéndose por la hoja de cálculos

Las barras de herramientas de Gnumeric

Figura 10-12. Las barras de herramientas de Gnumeric

Las barras de herramientas permiten un acceso rápido e intuitivo a la funcionalidad principal de Gnumeric. Si "apoya" el puntero de su ratón sobre cada botón, obtendrá una descripción breve de la funcionalidad de los mismos.

Menús de Gnumeric

Figura 10-13. Ejemplo de menú de Gnumeric

Teclas de atajo

También puede usar y personalizar teclas de atajo que se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo Ctrl-S guardará su documento.

10.2.2.3. Funciones básicas

Gnumeric es una aplicación de hoja de cálculo lista para la empresa e incluye muchísimas características que están bastante lejos del alcance de esta sección. El software incluye un sistema de ayuda muy completo, y Usted encontrará más información con facilidad en el sitio web de GNOME.

Abriendo archivos

Gnumeric sólo abre archivos en su formato nativo. Para abrir archivos en otros formatos, utilice Archivo->Importar.

Archivo->Abrir

Tecla de atajo: F3.

Creando un archivo nuevo

De manera predeterminada, cuando Gnumeric arranca crea una hoja de cálculos nueva para su uso. Si utiliza Archivo->Nuevo se abrirá una hoja de cálculo nueva.

Guardando archivos

Las entradas Guardar y Guardar como ofrecen exactamente la misma interfaz. Guardar como le permitirá cambiar el nombre a una hoja de cálculos abierta.

Archivo->Guardar

Archivo->Guardar como

Atajo de teclado: Ctrl+S.

10.2.2.4. Funciones de todos los días en Gnumeric

Gnumeric, al igual que otras hojas de cálculo, está diseñada primariamente para permitir la realización de operaciones matemáticas en la forma de fórmulas. Entonces, Usted ingresa valores estáticamente, luego define funciones en otras celdas para ver o calcular sus valores. Con Gnumeric puede realizar cualquier fórmula matemática con facilidad, desde simples sumas hasta promedios y relaciones complejas.

Dentro de las celdas, las fórmulas se definen por medio del signo =. El resto se trata como datos estáticos.

10.2.2.5. Operaciones simples

Usted puede realizar simples sumas, restas o cualquier operación simple con la sintaxis siguiente:

  • =5+4

  • =5-4

  • =C2/C34

  • =3XC5

  • =(5+4(c3))/2

10.2.2.6. Funciones

Las funciones simplifican las operaciones complejas como las sumas de numerosas celdas, promedios, o valores absolutos. Es altamente recomendable que Usted explore más sobre este tema. Es esto de lo que se tratan las hojas de cálculo. Aquí tiene algunos ejemplos:

  • =sum(c2,d23), también puede especificar un rango de celdas sobre las cuales desea que opere su función. =sum(c2:c23) sumará el valor de cada celda entre c2 y c23.

  • =average(a1:a5) realizará el promedio de las celdas entre a1 y a5.

Nota

Puede combinar las operaciones simples con las funciones. Simplemente como en la fórmula siguiente: =(c1+c3)/(average(c4:c50))

10.2.2.7. Formateando su trabajo

Un aspecto interesante de las hojas de cálculo es la posibilidad de modificar el formato o la apariencia de una o más celdas. Esto se puede lograr accediendo al menú Formato->Celdas... que le ofrece las opciones más exhaustivas tales como el tipo de los datos, configuraciones del borde, del fondo, etc.

Figura 10-14. Diálogo de formato de celdas

10.2.2.8. Características avanzadas

Gnumeric ofrece funcionalidad extensiva para usuarios avanzados. Puede usarlo como una base de datos simple, y programar su interfaz por completo. También puede convertir formatos, definir plantillas, etc. Gnumeric es liviano, rápido y flexible y seguramente se impondrá como el estándar defacto para las aplicaciones de hoja de cálculos en Linux y UNIX.

10.2.2.9. Gráficos y diagramas

Recientemente Gnumeric añadió una bonita herramienta de gráficos y diagramas, denominada el Gurú de gráficos. La misma le permite crear gráficos y diagramas asombrosos para impresionar tanto a los clientes como a los socios.

Aquí tiene los pasos a seguir:

  1. Seleccione un rango de datos.

  2. Haga clic sobre Insertar->Graph

    Aparecerá el Gurú de gráficos.

    Figura 10-15. El gurú de gráficos

  3. Después, es bastante simple. Elija su tipo de gráfico y, si todavía no lo hizo, se le pedirá que especifique los datos y defina referencias.

Nota

Para que el gurú de gráficos de Gnumeric funcione, debe asegurarse que tiene instalado el paquete Guppi.

10.2.3. StarCalc de StarOffice

StarOffice ha sido una gran aplicación de oficina en GNU/Linux por unos cuantos años. Por el momento, es uno de los paquetes de programas de oficina para GNU/Linux realmente completo en cuanto a sus características. StarCalc es parte de ese conjunto de programas y ofrece funcionalidad de hoja de cálculos.

No detallaremos la funcionalidad básica de StarCalc ya que simplemente tiene que leer la sección previa sobre Gnumeric. Obviamente tendrá que leer más documentación para beneficiarse de toda la funcionalidad avanzada disponible en esta aplicación.

Nota

Una diferencia importante entre StarCalc y Gnumeric es que StarCalc soporta muchos más formatos para importar y exportar documentos. Si utiliza múltiples sistemas operativos, realmente apreciará esto. También hay una versión Windows de esta aplicación.

10.2.3.1. Abriendo StarCalc

Puede acceder a StarCalc desde Oficina+Hojas de cálculo->StarOffice. Si tiene algún problema al iniciarlo, por favor consulte StarOffice Writer.

Desde la pantalla predeterminada de StarOffice acceda a Archivo+Nuevo->Hoja de cálculos.

10.2.4. Conclusión

Las hojas de cálculos son una de las aplicaciones verdaderamente excepcionales de la era de la computación. Las mismas brindan beneficios importantes a sus usuarios y se utilizan en todo el mundo, desde el administrador de la tienda de la esquina que desea administrar las entregas, hasta la compañía de contadores más grande que las utiliza para escribir reportes de datos extensivos y consistentes.


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