Resumen
Esta sección dará una introducción breve a las funciones de hoja de cálculos de OpenOffice.org Calc. Otra opción muy buena es gnumeric, la aplicación de hoja de cálculos del proyecto GNU. Sin embargo aquí nos concentramos en OpenOffice.org Calc.
Se da por sentado que Usted sabe la razón por la cual desea utilizar una hoja de cálculos y no se profundizará en consideraciones específicas de la aplicación (contabilidad, financiera, simulación, etc.).
Las hojas de cálculos son el reemplazo electrónico para los libros de contabilidad y calculadora de un contador. Este software utiliza columnas y filas para permitir que se realicen cálculos matemáticos sobre los datos ingresados previamente. Hoy día, las hojas de cálculos hacen mucho más ya que, con frecuencia, se las utiliza como bases de datos (muy) simples o como una aplicación de tablas y diagramas, incluso cuando originalmente no fueron “diseñadas” para eso.
Las filas se nombran 1, 2, etc. Las columnas se nombran A, ..., Z, AA, AB, etc. La intersección de una fila y una columna es una celda, y su nombre se compone de los atributos columna y fila, por ejemplo: C3 (que se muestra en Figura 10.4. Filas, columnas y celdas).
Las hojas de cálculos, tan triviales como puedan parecer hoy día, jugaron un rol verdaderamente importante para hacer realidad las computadoras hogareñas y de oficina. Fue la “aplicación estrella” que justificó que muchas corporaciones comprasen una computadora.
OpenOffice.org (basado en StarOffice) ha sido un conjunto de programas de oficina popular para GNU/Linux desde hace ya unos años. Con la creación de OpenOffice.org, los autores volvieron a realizar la ingeniería de la fundación de StarOffice utilizando componentes abiertos e introduciendo un formato de archivo basado en XML. El potencial de este conjunto de programas de oficina es ahora irrefutable. OpenOffice.org Calc es la parte de ese conjunto que ofrece la funcionalidad de hojas de cálculos.
Para lanzar OpenOffice.org Calc seleccione + -> en el menú principal.
También puede abrirlo desde la pantalla de cualquier otra aplicación OpenOffice.org, seleccionando + -> en el menú, lo cual abrirá una ventana de OpenOffice.org Calc con una hoja de cálculos en blanco.
Esta es la barra de formato estándar que todas las aplicaciones de OpenOffice.org usan y se utiliza para cambiar tipografías, colores, alineación, etc. de los datos de al aplicación.
Utilícela para introducir, editar, o eliminar fórmulas dentro de las celdas.
Es donde Usted ingresa los datos en la hoja de cálculos: números, fechas, fórmulas, imágenes, etc.
Al hacer clic sobre este área pequeña en la esquina superior izquierda del área de trabajo se seleccionarán todas las celdas de una vez. Esto es útil cuando Usted necesita realizar cambios que son “globales” a la hoja de cálculos. Por ejemplo, cambiar todos los tamaños de las tipografías a 10 puntos (pts).
Un documento de hoja de cálculos puede tener más de una hoja. Utilice estos botones para navegar con facilidad entre las distintas hojas de la hoja de cálculos. De izquierda a derecha, los botones son: Ir a la primer hoja, Ir a la hoja anterior, Ir a la hoja siguiente e Ir a la última hoja.
También puede usar las pestañas de las hojas para cambiar entre ellas.
OpenOffice.org Calc es una aplicación de hoja de cálculos lista para la empresa e incluye muchas características que van mucho más allá del alcance de este documento. Consulte “Yendo más lejos”, para más información acerca de como aprovechar OpenOffice.org Calc por completo.
Las secciones siguientes explorarán funciones básicas como ingresar datos y fórmulas en la hoja de cálculos y añadir gráficos para representar a dichos datos. Se utilizará como ejemplo los números de gastos y ventas de una empresa imaginaria.
Para ingresar datos en una celda (ya sea texto o números) utilice las teclas de las flechas para navegar hacia dicha celda o haga clic sobre la celda y teclee los datos en la misma, presionando la tecla Intro cuando termine. También puede usar la tecla Tab o las teclas Mayús-Tab para moverse a la celda de la derecha o a la de la izquierda, respectivamente.
La característica de completado automático simplifica la entrada de datos. El completado automático “adivina” los datos de la próxima celda usando como base el valor de la celda corriente. Esto funciona no sólo para datos numéricos, sino también para los días de la semana, los meses del año, y otros. En general, cualquier tipo de dato que se pueda asociar a una serie consecutiva de números enteros puede ingresarse utilizando el completado automático.
Para usar el completado automático, ponga su ratón sobre el “asa” de la celda (el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina inferior derecha de la celda), haga clic sobre el mismo y arrastre el ratón. Una ayuda emergente mostrará los valores de la celda (ver Figura 10.6. Simplificando la entrada de datos usando el completado automático). Cuando se muestre el valor final deseado, suelte el botón del ratón y se completarán las celdas.
También se pueden clasificar los datos en las celdas según criterios diferentes (por columna o fila, dependiendo de cómo Usted arregló sus datos). Para hacerlo, primero seleccione las celdas que desea clasificar y luego abra el diálogo de opciones de clasificación eligiendo -> en el menú.
Asegúrese que también selecciona las columnas y filas que actúan como “encabezados” para los datos (en nuestro ejemplo, la columna B que contiene los meses) para que los mismos “sigan” la clasificación de los datos.
En la pestaña Criterios seleccione las columnas/filas según las cuales clasificar los datos y el orden de clasificación Ascendente o Descendente. La pestaña Opciones contiene ajustes personalizados de orden de clasificación, si la clasificación debe respetar o no las mayúsculas y minúsculas y la dirección de la clasificación (de arriba hacia abajo clasifica los datos dispuestos en columnas, y de izquierda a derecha los datos que están en filas), entre otros. Haga clic sobre el botón una vez que esté satisfecho con las opciones y se clasificarán las celdas seleccionadas.
Las fórmulas se pueden utilizar para “automatizar” la hoja de cálculos permitiéndole, por ejemplo, realizar simulaciones complejas. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen precediendo a todos los datos de la celda con el signo =. Cualquier otra cosa se trata como datos “estáticos”.
Las operaciones se expresan utilizando notación algebraica convencional. Por ejemplo =3*A25+4*(A20+C34/B34) divide el valor en la celda C34 por el de la celda B34, añade el valor en A20 al resultado, multiplica eso por 4 y suma eso a 3 veces el valor de la celda A25. De esta manera, se pueden realizar expresiones algo complejas, usando expresiones más simples como base.
OpenOffice.org Calc brinda un montón de funciones predefinidas que Usted puede utilizar en sus fórmulas. Hay disponibles varios tipos de funciones como fecha&hora, matemáticas, estadísticas, financieras, lógicas y muchos otros. Puede explorarlos invocando al Piloto automático de funciones eligiendo -> en el menú o presionando las teclas Ctrl-F2.
Bajo KDE la combinación de teclas Ctrl-F2 cambia al escritorio número dos; por lo tanto Usted querrá redefinir eso para poder invocar al asistente de funciones de OpenOffice.org Calc utilizando el atajo de teclado.
En Figura 10.7. Usando una función en una fórmula se muestra la función PROMEDIO aplicada al rango de celdas seleccionado para calcular el valor promedio de las mismas. Note el uso de : para especificar un rango de celdas contiguas.
Cuando una hoja de cálculos contiene mucha información se vuelve difícil entender cómo se relacionan los datos entre sí: muchos números y poco significado. La mejor manera de representar este tipo de datos es por medio de diagramas.
Como con todas las funciones de análisis de datos, debe seleccionar la región que pretende mostrar en el diagrama. Entonces, seleccione un rango de celdas y luego seleccione -> en el menú para invocar al asistente de diagramas.
Luego de realizar sus selecciones en la primer página del asistente de diagramas y hacer clic sobre el botón , verá la página de selección del tipo de diagrama (en Figura 10.8. Eligiendo el tipo de diagrama, se eligió un diagrama de barras 3D con los datos lado a lado). Haga sus elecciones y haga clic sobre el botón para obtener variantes sobre el tipo que seleccionó. Haga sus elecciones y haga clic sobre el botón para poder elegir las opciones finales para el diagrama, como el título del diagrama, los títulos de los ejes, etc. Haga sus elecciones y haga clic sobre el botón para crear e insertar el diagrama en la hoja de cálculos (ver Figura 10.9. Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos).
Si desea aprender más acerca del uso de OpenOffice.org Calc, debería consultar el tutorial disponible en el sitio web de lista de documentación sobre OpenOffice en castellano.
Tampoco dude en consultar la ayuda incorporada de OpenOffice.org Calc que se puede acceder eligiendo -> en el menú. Allí encontrará respuesta a todas sus preguntas. Hay una tabla de contenido para acceder a los temas, tiene disponible un índice e incluso una herramienta de búsqueda contextual.
Las hojas de cálculo simplifican muchísimo la contabilidad y otras tareas relacionadas con datos numéricos, y se utilizan en todo el mundo, desde el administrador de la tienda de la esquina que desea administrar la relación con sus proveedores, hasta la firma de contabilidad más grande que las usa para escribir reportes extensos y consistentes.
OpenOffice.org Calc ofrece muchísimas características para los usuarios avanzados. Lo puede usar como una base de datos simple, o incluso programar interfaces completas. También puede convertir formatos, definir plantillas, etc. OpenOffice.org Calc es una aplicación muy potente y seguramente estará entre nosotros bastante tiempo.