Програмное обеспечение состоит из следующих подсистем:
"Главная книга";
"Материально-товарный учет";
"Учет услуг";
"Заработная плата";
"Платежные документы";
"Учет основных средств".
"Учет кассовых ордеров".
Краткое описание систем.
"Главная книга".
Программа способна работать с любым планом счетов. В том числе с многопорядковым планом счетов принятым на Украине. В план счетов могут вводиться внебалансовые счета.
Программа позволяет выполнять вручную любые проводки в рамках введенного плана счетов. Можно осуществлять различные формы поиска и просмотра введенных проводок. На основании введенных проводок система формирует за любой заказанный оператором период времени следующие формы:
оборотный баланс;
оборотный баланс по внебалансовым счетм;
главную гнигу;
журналы ордера по любому счету из плана счетов;
сальдо по любому контрагенту на любой день;
сводное сальдо по всем контрагентам на любой день.
Для счетов с развернутым сальдо вычисляется сальдо по
каждой организации. Система позволяет разрабатывать бухгалтерам
закрепленные за ними счета так, как это делается на больших
предприятиях.
"Материальный учет"
Подсистема позволяет выписывать и распечатывать накладные и налоговые накладные на приход и расход любых товаров и материалов. При выписке материалов оператор в режиме реального времени видит остатки материалов на складах. Это позволяет выписывать только то, что реально имеется в наличии. Выписывать документ можно с использованием сканера штрих кодов, что существанно ускоряет процес создания нового документа. Учет ведется для всех видов материалов (продукция, малоценка, товар и др.).
После ввода и распечатки накладной оператор имеет возможность подтвердить выдачу материала по этой накладной либо полностью либо частично. После подтверждения накладной оператор может выполнить проводки к этой накладной либо в ручном, либо в автоматическом режиме. Эти проводки выполняются в базе данных подсистемы "Главная книга". То есть все операции в режиме реального времени отображаются в балансе предприятия.
Оператор имеет возможность получить список всех документов
за любой период времени, либо список только не подвержденных
документов, либо список документов к которым не выполнены
проводки.
Реализован режим расчета средневзвешенных цен для
товаров и материалов.
Реализован режим автоматической дооценки приходных документов на любую сумму заданную оператором.
Реализована возможность импорта документов из внешнего
файла.
На основании введенных документов система
формирует различные формы отчетности. Основные из них:
ведомость движения материалов по счетам учета, группам или конкретным матералам; остатки материалов на складах по карточкам, в абсолютном выражении, с учетом выписанных но не подтвержденных документов; прогноз реализации материалов; динамика реализации материалов за любой период времени; реестр проводок по видам операций; распределение НДС по видам операций; список документов за любой период времени; книгу учета продаж товаров и услуг; книгу учета покупок товаров и услуг; распечатку сумм выполненых дооценок.
"Учет услуг"
Подсистема позволяет выполнять учет услуг полученных от других организаций или выполненых вашей организацией. Оператор имеет возможность ввести данные об оказанных/полученных услугах и распечатать данные в виде счета на оплату, акта выполненых работ, налоговой накладной. Счет на оплату можно распечатать с учетом сальдо по данному контрагенту.
На основании введенных документов система формирует различные формы отчетности:
движение услуг; список документов за любой период времени; реестр проводок по видам операций; книгу учета продаж товаров и услуг; книгу учета покупок товаров и услуг.
"Заработная плата"
Программа выполняет все виды расчетов необходимых для
формирования начислений и удержаний на каждого работника. Для
для бюджетных организаций имеется возможность вести двойной учет
по бюджетным начислениям и удержаниям и не бюджетным начислениям
и удержаниям.
По результатам расчета можно получить:
ведомость получения зарплаты; распечатку начислений и удержаний по категориям работников; список работников; справки по зарплате за любой период времени; реестр почтовых переводов для алиментов; список имеющих определенное начисление или удержание; список не имеющих определенное начисление или удержание; ведомость производственных затрат; справку по совместителям; список работников имеющих отрицательное сальдо (должников); сптсок работников которым не выплачена зарплата; перерасчет подоходного налога за год; свод начислений и удержаний по счетам; корешки с отображением расчета зарплаты для каждого работника; свод отработанного времени по категориям; свод отработанного времени по работникам; свод начислений и удержаний по работникам; справку за квартал (форма 8др) для сдачи в налоговую инспекцию; кассовый ордер для получения зарплаты; справки для пенсионного фонда Украины; спектр распределения зарплаты; свод отчислений в социальные фонды Украины; свод отчислений в гос. фонды (подоходный, пенсионный, занятости, защиты инвалидов); свод распределения зарплаты и отработанного времени мужчинами и женщинами; свод долгов предприятия по не выплаченной зарплате; свод начислений и удержаний по бюджетным и не бюджетным счетам.
Во время расчета зарплаты программа выполняет
все необходимые проводки которые попадают в базу данных
"Главная книга". Тоесть все операции отображаются в балансе
предприятия в режиме реального времени.
"Платежные документы".
Программа позволяет создавать платежные поручения,
требования и распечатывать их, либо отправлять их в банк в
электронном виде используя модем и программу "Клиент банка -
банк". Также можно оформить счета на оплату, объявки для сдачи
налички в банк.
Оператор имеет возможность после создания платежки подтвердить прохождение ее через банк и выполнить проводки в ручном или автоматическом режиме. В журнале платежек можно просмотреть либо все платежки либо только не подтвержденные либо платежки для которых не выполнены проводки.
Программа позволяет сформировать любое количество
типовых платежек пользуясь которыми оператор будет менять только
сумму платежа.
Реализован режим передачи платежных поручений в
подсистемы Клиент-банк для Промивест банка и Банка Надра.
"Учет основных средств"
Программа позволяет ввести в базу данных карточки учета основных средств. На основании введенной информации программа выполняет расчет амортизации для всех групп основных средств. На основании введенной информации можно получить следующие отчеты:
ведомость движения основных средств по подразделениям; ведомость движения основных средств по материально-ответственным; ведомость амортизационных отчислений для налогового учета; ведомость амортизационных отчислений для бухгалтерского учета; реестр проводок по видам операций; ведомость износа и остаточной стоимости для налогового учета; ведомость износа и остаточной стоимости для бухгалтерского учета.
В соответствии с законодательством Украины в программе
реализовано два вида учета - налоговый и бухгалтерский.
"Учет кассовых ордеров."
Программа позволяет вести учет кассовых ордеров, получать распечатки кассовых ордеров на приход и расход, список кассовых ордеров за любой период времени.
Предусмотрена возможность подтверждения ордеров и контроль выполнения проводок к каждому документу.
Для начала эксплуатации системы необходимо ввести нормативно справочную информацию.
Вначале вводится план счетов принятый в данной организации. При введении плана счетов особое внимание надо уделить счетам с развернутым сальдо. Для счетов по которым нужен аналитический учет сальдо должно быть развернуто. Если счет введен с развернутым сальдо, то при проведении проводки по этому счету последует запрос на ввод кода контрагента к которому относиться данная проводка. Коды контрагентов могут быть введены заранее или могут вводится при выполнении проводки. Если счет корреспондент также с развернудым сальдо, то будет еще один запрос на ввод кода контрагента для этого счета.
Программа сделана так, что каждый счет с развернутым сальдо имеет свой список кодов контрагентов. Кроме этого существует общий список кодов контрагентов. Если вы в список кодов контрагентов для конкретного счета ввели новый код контрагента, то этот код появится и в общем списке контрагентов. Если вы попытаетесь ввести код который уже есть в системе, то программа покажет вам какой контрагент в общем списке есть по этому коду и вы либо введете его под другим кодом, либо подтвердите, что этот контрагент нужен и в списке данного счета.
Если счет имеет субсчета, то нужно ввести в план счетов сам
счет и все его субсчета. Количество субсчетов неограничено.
Если счет имеет субсчета, то проводки можно будет делать только
по субсчетам.
Например:
01 Основные средства Счет Активный 01/1 Здания и сооружения Субс. Активный 01/2 Автотранспорт, мебель приборы Субс. Активный 01/4 Другие основные фонды Субс. Активный 01/4 Не производственные ОФ Субс. Активный
Присутствие счета 01 в плане счетов обязательно несмотря
на то, что программа не позволяет выполнять проводки по счету
если он имеет субсчета.
В показаном выше примере показано как надо вводить счета
в двухпорядковый план счетов, который применяется в странах СНГ
и применялся на Украине до 1.1.2000г. Сейчас на Украине принят
многопорядковый план счетов. Для такого плана счетов в файле
настойки nastrb.alx должна быть запись:
Многопорядковый план счетов|Включено
Многопорядковый план счетов может может иметь счета
третьего и более порядка:
10 Основные средства Счет Активный (счет 1го порядка) 101 Земельные участки Субс. Активный (счет 2го порядка) 1011 Земельные учаски в городе Субс. Активный (счет 3го порядка) 1012 Земельные учаски в области Субс. Активный (счет 3го порядка) 102 Капитальные затраты на улучше- Субс. Активный (счет 2го порядка)
ние земель
103 Здания и сооружения Субс. Активный (счет 2го порядка)
Проводки программа позволяется выполнять только по счетам самого нижнего порядка.
Если в процессе эксплуатации программы возникла необходимости ввести для какого-нибудь счета, счета следующего порядка, то после ввода этих счетов, все проводки со счета более высокого порядка должны быть переведены на один из счетов более низкого порядка. Чтобы это не делать вручную достаточно откорректировать номер счета на номер счета более низкого порядка. И ввести еще раз в план счетов счет более высоко порядка, который только что был откорректирован. При корректировке номера счета система автоматически во всех таблицах базы данных выполнит соответствующую корректировку.
После ввода плана счетов нужно ввести стартовые сальдо по всем счетам на момент начала эксплуатации системы. Вводятся только не нулевые сальдо. Если счет имеет субсчета, то стартовые сальдо вводятся по каждому субсчету самого нижнего порядка. Если счет с развернутым сальдо, то стартовое сальдо вводится по каждому контрагенту имеющему отношение к этому счету или субсчету. Физические лица вводятся как конрагенты, только вместо наименования контрагента вводится фамилия.
Введя стартовые сальдо можно делать проводки. При проведении
проводки система делает две записи. Одну запись в
журнал того счета в котором вы сделали проводку, другую в
журнале счета корреспондента, который вы указали при проведении
проводки. Поэтому второй раз эту проводку в журнале
счета корресподента делать не нужно. Необходимо сделать либо
только кредиты, либо долько дебеты всех счетов. Возможно и
комбинировать. В больших бухгалтериях как правило за каждым
бухгалтером закрепляются определенные операции на основании
которых выполняются проводки. Кому и какие проводки делать каждый
главный бухгалтер решает сам.
Отчетным периодом является месяц. После того как месяц завершен можно заблокировать операции удаления, ввода и корректировки проводок для этого месяца, чтобы случайно не исказить проводки.
Система позволяет получить за любой период времени главную книгу и журналы-ордера по всем счетам. Кроме того предусмотрена возможность поиска проводок по всем реквизитам, получение сальдо по любому контрагенту на любой день, получение сальдо по всем контрагентам на любой день.
Во время работы программы на экране монитора будут появлятся различные меню. Меню делятся на три типа:
1-меню выбора режима работы;
2-меню ввода информации;
3-меню просмотра информации.
В "меню выбора" выбор нужной строки меню осуществляется
перемещением подсветки строки с помощью клавиш со стрелками вниз
и вверх по меню. После установки подсветки на нужной строке
нажимается клавиша "Enter".
В "меню ввода информации" оператор с помощью клавиш со стрелками передвигает подсветку по меню. После установки подсветки на нужном реквизите оператор должен нажать клавишу "Enter". Окно реквизита откроется для ввода (подсветка поменяет цвет). После ввода нужного значения в окно реквизита оператор снова должен нажать клавишу "Enter". Окно закроется для ввода (подсветка строки измениться на первоначальную).
Если в строке меню ввода есть значек (,,), то это значит, что можно ввести несколько значений через запятую. (Например:34,37,56) Знак "-" (Например:-,34,35,66) означает, что введенные через запятую значения нужно исключить. Если знак "-" не введен то введенные значения включены. Если в конце списка стоит "*", то это значит что вам нужны все реквизиты начало которых совпадает с введенными в списке перед символом "*". Например: 34,35,66,* - означает что вам нужны все данные у котрых значения начинаются на 34 или 35 или 66. Если оператор ввел: -,34,35,66,* - то это значит, что ему не нужны все значения, которые начинаются на 34 и 35 и 36.
Редактирование строки во время ввода можно осуществлять
с помощью клавиш со стрелками. Клавиша со стрелкой вправо будет
перемещать курсор вправо по строке. Клавиша со стрелкой влево будет
перемещать курсор влево по строке. Клавиша "Insert" вставит
пробел внутри строки в позиции, в которой стоит курсор. Клавиша
"Delete" удалит символ в строке под которым стоит курсор.
Клавиша "Home" переместит курсор в начало строки. Клавиша "End"
переместит курсор в конец строки. Клавиша "Bacspase" удалит
символ стоящий слева от курсора. Клавиша "Tab" очистит строку от
введенной информации.
Ввод дат осуществляется в формате д.м.г. Например 1.1.1998 или 20.10.1998. Обратите внимание на то, что год вводится полностью и на то, что не нужно вводить лидирующие ноли. То есть первую дату из нашего примера не нужно вводить как 01.01.1998 хотя это тоже будет правильно. После ввода дат, программа в большинстве случаев проверяет правильность ввода даты и если оператор ошибся просит повторить ввод.
Числовые данные можно вводить как в английском
представлении числа (с точкой) так и русском (с запятой).
Например: 10 23.5 23,5 78990.01. Обратите внимание на то, что
если у числа дробная часть имеет нулевое значение то оператор
вводит только целую часть. Так например 10 и 10.00 это одно и
тоже для программы.
В нижней части экрана "меню ввода информации" всегда
имеет строку подсказки.
В "меню просмотра информации" на экран выводится найденная программой информация. Если внизу меню видна строка "Конец списка", то это значит что вся информация поместилась на экран. Если такой строки нет то можно осуществлять просмотр информации вниз по списку с помощью клавиши "Page Down" до появления надписи "Конец списка". Просмотр информации вверх по списку осуществляется с помощью клавиши "Page Up".
В нижней части экрана "меню просмотра информации" всегда
имеет строку подсказки.
Главное меню программы представляет собой перечень
режимов в следующем виде:
------------------------------------------ |Работа со счетами. | |Ввод нормативно-справочной информации. | |Распечатать отчеты. | |Работа с файлами распечаток. | |Удалить данные. | |Сменить базу. | |Конец работы. | ------------------------------------------
Режим "Работа со счетами", позволяет выполныть проводки осуществлять их поиск просмотр и распечатку.
Режим "Ввод нормативно-справочной информации",
используется для для ввода и корректировки плана счетов, списка
контрагентов, стартовых сальдо по обычным счетам и счетам с
развернутым сальдо.
Режим "Распечатать отчеты", позволяет получит распечатку главной книги, оборотного баланса, журналы ордера, сальдо по всему списку контрагентов, сальдо по конкретному контрагенту.
Режим "Работа с файлами распечаток", позволяет работать с
ранее сформированными отчетами. Все отчеты программа выгружает в
файлы имена которых сообщаются оператору после завершения
выполнения заказанного отчета. Если оператор дал команду
сохранить отчет, то с помощью этого режима его можно просмотреть,
распечатать или удалить.
Режим "Удалить данные", позволяет удалить проводки за
определенный месяц или за весь год. При удалении проводок за год
удаляются и стартовые сальдо.
Режим "Сменить базу", позволяет оператору переключиться на
другую базу данных.
Меню представляет собой перечень режимов в следующем виде:
--------------------------------------------- |Ввод проводок. | |Просмотр проводок за день. | |Поиск проводок по дате проводки. | |Поиск проводок по дате ввода. | |Смена номера счета в проводках. | |Смена кода контрагента в проводках. | |Проверка логической целосности базы данных.| |Установка или снятие блокировки проводок. | |Ввод проводок по группам контрагентов. | |Импорт проводок из файла. | |Выход. | ---------------------------------------------
Режим "Ввод проводок" позволяет ввести любую проводку.
Режим "Просмотр проводок" позволяет просмотреть проводки за определенный день и если нужно удалить или исправить их.
Режим "Поиск проводок по дате проводки" позволяет
осуществить поиск проводок за любой период времени по дате
проводки.
Режим "Поиск проводок по дате ввода" позволяет осуществить поиск проводок за любой период времени по дате ввода.
Режим "Смена номера счета в проводках" позволяет сменить во всех проводках один счет на другой. Это бывает нужно если вы хотите для счета ввести субсчета, которых раньше у счета не было. Если счет имеет субсчета то программа не позволит по счету делать проводки, только по субсчетам. Поэтому при введении субсчетов для счета у которых их раньше не было, необходимо все проводки по этому счету, которые были ранее сделаны перевести на один из вновь введенных субсчетов.
Режим "Смена кода контрагента в проводках" позволяет один код контрагента во всех проводках заменить на другой.
Режим "Проверка логической целосности базы данных." позволяет проверить корректность базы данных.
Режим "Установка или снятие блокировки проводок" позволяет заблокировать определенные даты. Если вы сдали отчет в налоговую инспекцию, то изменения за периоды по которым сданы отчеты уже не возможны. Для того, чтобы этого не допустить эти даты блокируются. За заблокированные периоды времени можно осуществлять только просмотр информации. Ввод, удаление или корректировка уже не возможны. Все исправления ранее допущенных ошибок выполняются в текущем месяце.
Для установки влокировки нужно ввести месяц и год. Например: 1.1998 2.1998 3.1998
В приведенном примере заблокированиа работа с проводками
за первые три месяца 1998 года. Это значит что ввод,
корректировка или удаление проводок с датами этих месяцев будут
не возможны. Возможен будет только просмотр проводок за эти
месяцы. Работа в этом режиме осуществляется с помощю текстового
редактора. Поэтому для выход из режима надо дать команду на
прекращение редактирования.
Режим "Ввод проводок по группам контрагентов." позволяет
провести одну и туже сумму за один и тотже день группе
контрагентов. Например нужно начислить группе студентов оплату
за обучение.
Режим "Импорт проводок из файла" позволяет загрузить проводки
из файла. После загрузки в файле остаются только проводки которые программа
не смогла загрузить.
После входа в этот режим появляется запрос:
-------------------------------- |Введите номер счета (субсчета)| | | --------------------------------
Если нажать клавишу "Enter", то вы войдете в план счетов,
где сможете выбрать подсветкой нужный счет и нажав "Enter"
выбрать его для работы. Если вы введете нужный счет и нажмете
"Enter", то программа проверит есть ли этот счет в плане счетов
и не имеет ли он субсчетов. Если все нормально на экране
появится меню для ввода проводок, а внизу экрана строка
подсказки.
-------------------------------------------------------------
|Кредит...... |
|Дебет....... |
|Счет к-нт... |
|Дата........ |
|Коментарий.. |
-------------------------------------------------------------
F1 помощь F2/+ запись F3 план счетов F4 см.пров.F5 блок.пр. F10 выход
Оператор должен ввести нужную сумму либо в дебет, либо в
кредит, указать счет корреспондент, дату проводки. Коментарий не
является обязательным для ввода реквизитом, поэтому он вводится
по желанию оператора. Остальные реквизиты обязательны для
ввода.
После заполнения меню для ввода информации необходимо нажать клавишу F2 или клавишу "+", расположенную на дополнительном клавиатурном поле в правой части клавиатуры. Программа выполнит запись информации и очистит меню для выполнения следующей проводки.
Если один из счетов, учавствующих в проводке имеет
развернутое сальдо, то после нажатия клавиши F2 на экране
появиться запрос:
------------------------------------- |Ведите код контрагента для счета N | | | -------------------------------------
Возможны три варианта реакции оператора на этот запрос.
1 Если оператор знает код нужного контрагента, то он его вводит
и нажимает Enter.
2 Оператор не знает нужный код контрагента. Тогда он
ничего не вводя сразу нажимает Enter и переходит в режим работы
со списком контрагентов нужного счета. В этом режиме он может
осуществить поиск нужного ему контрагента и установив подсветку
строки на нужную запись нажать Enter. Если в списке нет нужного
контрагента, оператор может его ввести.
3 Оператор вводит знак + и после него набирает несколько
букв из наименования контрагента, после чего нажимает Enter.
Программа переходит в режим работы со списком контрагентов и
осуществляет поиск контрагентов в наименовании которых есть
введенная цепочка символов. На экране появятся найденные записи
или сообщение об отсутствии таковых. Если записей не найдено, то
не выходя из режима просмотра списка контрагентов используя клавишу
F4 оператор может задать другой режим поиска.
Если оператор убедился что нужного контрагента нет в списке данного счета, то необходимо перейти в общий список контрагентов (клавиша F5) и осуществить там поиск. Если и в общем списке контрагента нет, то нужно его ввести и установив подсветку строки на нужную запись, нажать Enter.
Если оба счета, учавствующих в проводке имеют
развернутое сальдо, то запрос на ввод контрагента будет выполнен
два раза для каждого счета.
С помощью клавиши F3 можно войти в план счетов для его
просмотра или корректировки.
Клавиша F4 позволяет осуществить просмотр проводок
выполненных за последние 10 минут, за последний час или за
текущий день.
Клавиша F5 позволяет устанавливать или снимать
блокировку проводок за любой месяц. Для установки блокировки
нужно ввести месяц и год. Например:
1.1998 2.1998 3.1998
В приведенном примере заблокированиа работа с проводками
за первые три месяца 1998 года. Это значит что ввод,
корректировка или удаление проводок с датами этих месяцев будут
не возможны. Возможен будет только просмотр проводок за эти
месяцы. Работа в этом режиме осуществляется с помощью текстового
редактора поэтому оператор должен уметь им пользоваться.
После входа в этот режим появляется запрос:
-------------------------------- |Введите номер счета (субсчета)| | | --------------------------------
Если нажать клавишу "Enter", то вы войдете в план счетов,
где сможете выбрать подсветкой нужный счет и нажав "Enter"
выбрать его для работы. Если вы введете нужный счет и нажмете
"Enter", то программа проверит есть ли этот счет в плане счетов
и не имеет ли он субсчетов. Если все нормально на экране
появится меню для ввода проводок, а внизу экрана строка
подсказки.
-------------------------------------------------------------
|Кредит...... |
|Дебет....... |
|Дата........ |
|Коментарий.. |
-------------------------------------------------------------
F1 помощь F2/+ запись F3 план счетов F4 см.пров.F5 блок.пр. F10 выход
Оператор должен ввести нужную сумму либо в дебет, либо в кредит, дату проводки. Коментарий не является обязательным для ввода реквизитом, поэтому он вводится по желанию оператора. Остальные реквизиты обязательны для ввода.
После заполнения меню для ввода информации необходимо нажать клавишу F2 или клавишу "+", расположенную на дополнительном клавиатурном поле в правой части клавиатуры. Программа выполнит запись информации и очистит меню для выполнения следующей проводки.
Если счет имеет развернутое сальдо, то после нажатия
клавиши F2 на экране появиться запрос:
------------------------------------- |Ведите код контрагента для счета N | | | -------------------------------------
Возможны три варианта реакции оператора на этот запрос.
1 Если оператор знает код нужного контрагента, то он его вводит
и нажимает Enter.
2 Оператор не знает нужный код контрагента. Тогда он
ничего не вводя сразу нажимает Enter и переходит в режим работы
со списком контрагентов нужного счета. В этом режиме он может
осуществить поиск нужного ему контрагента и установив подсветку
строки на нужную запись нажать Enter. Если в списке нет нужного
контрагента, оператор должен проверить может нужный ему
контрагент есть в общем списке, если его и там нет то он может его ввести.
3 Оператор вводит знак + и после него набирает несколько
букв из наименования контрагента, после чего нажимает Enter.
Программа переходит в режим работы со списком контрагентов и
осуществляет поиск контрагентов в наименовании которых есть
введенная цепочка символов. На экране появятся найденные записи
или сообщение об отсутствии таковых. Если записей не найдено, то
не выходя из режима просмотра списка контрагентов используя клавишу
F4 оператор может задать другой режим поиска.
Если оператор убедился что нужного контрагента нет в
списке данного счета, то необходимо перейти в общий список
контрагентов (клавиша F5) и осуществить там поиск. Если и в
общем списке контрагента нет, то нужно его ввести и установив
подсветку строки на нужную запись, нажать Enter.
С помощью клавиши F3 можно войти в план счетов для его
просмотра или корректировки.
Клавиша F4 позволяет осуществить просмотр проводок
выполненных за последние 10 минут, за последний час или за
текущий день.
Клавиша F5 позволяет устанавливать или снимать
блокировку проводок за любой месяц. Для установки блокировки
нужно ввести месяц и год. Например:
1.1998 2.1998 3.1998
В приведенном примере заблокированиа работа с проводками
за первые три месяца 1998 года. Это значит что ввод,
корректировка или удаление проводок с датами этих месяцев будут
не возможны. Возможен будет только просмотр проводок за эти
месяцы. Работа в этом режиме осуществляется с помощью текстового
редактора поэтому оператор должен уметь им пользоваться.
После входа в этот режим на экране появляется меню:
------------------------------- | Номер счета..... | | Дата просмотра.. | ------------------------------- F1 помощь F2/+ просмотр F10 - выход.
Оператор вводит счет и дату просмотра в формате д.м.г или только дату. Если счет не вводить то поиск будет выполнен по всем счетам. Если оператор нажмет клавишу F10 то это значит, что он отказывается от работы в этом режиме. После нажатия клавиши "+" или F2, программа покажет найденные проводки или выдаст сообщение, что таких проводок нет.
Этих два режима практически одинаково работают. Разница
состоит в том, что подразумевается в дате поиска информации.
Поиск проводок по дате ввода будет осуществляться по
датам которые были указаны во время ввода проводки.
Поиск по дате записи будет осуществлятся по дате их
записи в базу. Во время введения проводки программа записывает время,
когда была записана проводка, которое она берет из системных
часов внутри комъютера.
Меню режима имеет следующий вид:
Введите данные.
По не введенным реквизитам поиск не осуществляется.
----------------------------------------------------- |Счет ........(,,)..... | |Счет к-нт.....(,,).... | |Код контрагента..(,,). | |Коментарий............ | |Дебет................. | |Кредит................ | |Дата начала поиска.... | |Дата конца поиска..... | |Метка проводки........ | |Номер документа....... | |Код операции.....(,,). | ----------------------------------------------------- Если дата конца не введена то поиск до конца месяца в дате начала. Если вместо даты конца введен символ \"*\" то поиск доконца базы. Если вместо дебета/кредита введен \"+\", то будут найдены все дебеты/кредиты. F1 помощь F2/+ поиск F3 реквизиты F4 очистить F10 выход F1 - помощь; F2 - начать поиск проводок; + - начать поиск проводок; F3 - просмотр плана счетов, списка контрагентов, списка меток
проводок;
F4 - очистить меню от введеных данных; F10 - выход.
Обязательных реквизитов для заполнения это меню не имеет. Это значит, что если вы ничего не вводя в меню нажмете
F2, то программа найдет и покажет все проводки, которые есть в базе.
Поиск осущесвляется только на основании введенных реквизитов. То есть оператор может заказать любую комбинацию реквизитов, по которым программа осуществит поиск проводок. Символы (,,) в строке реквизита говорят о том, что в данной строке можно осуществить ввод нескольких реквизитов через запятую. Если первым символом в строке стоит знак "-", то это значит, что вы хотите исключить попадание в отчет последующих за ним реквизитов. Например если вы в реквизит "Счет" введете:
60,05,51 - то это значит что вы хотите получит только проводки по указанным счетам, если же вы в этот реквизит введете: -,60,05,51 - то это значит что вы хотите получить все проводки, кроме проводок с указанными счетами.
После нажатия клавиши "+" или F2 программа выполнит поиск
проводок и покажет их на экран или выдаст сообщение о том, что
ни одной проводки не найдено.
Реквизиты "Дебет" и "Кредит" позволяют осуществлять поиск проводок имеющих определенную сумму в дебете или кредите соответственно. Если в эти реквизиты ввести "+", то программа будет искать не нулевые значения дебета или кредита соответственно. Если в эти реквизиты ничего не ввести, то программа будет осуществлять поиск не обращая внимание на то какое значение дебета и кредита в проводках.
Реквизит "Метка проводки" позволяет найти проводки
выполненые из других подсистем. Список существующих меток
проводок:
МУ - проводка выполнена из "Материального учета";
ЗП - проводка выполнена из "Расчета заработной платы";
УОС - проводка выполнена из "Учета основных средств";
ПЛТ - проводка выполнена из "Платежных документов" для
платежного поручения; ТРЕ - проводка выполнена из "Платежных документов" для
платежного требования.
УСЛ - проводка выполнена из программы "Учет услуг";
КО - проводка выполнена из "Учета кассовых ордеров".
Реквизит "Номер документа", "Код операции" имеют только проводки выполненые не из программы "Главная книга". Для проводок выполняемых программой "Расчет заработной платы", реквизит "Номер документа" формируется из номера месяца расчета зарплаты и табельного номера. Например если вы хотите найти проводки за февраль месяц для табельного номера 56, то вы должны ввести в реквизит "Номер документа" значение: 2-56.
Этот режим применяется если нужно провести одну и туже сумму за один и тотже день группе контрагентов. Например нужно начислить группе студентов оплату за обучение.
После входа в этот режим появляется запрос:
-------------------------------- |Введите номер счета (субсчета)| | | --------------------------------
Если нажать клавишу "Enter", то вы войдете в план счетов,
где сможете выбрать подсветкой нужный счет и нажав "Enter"
выбрать его для работы. Если вы введете нужный счет и нажмете
"Enter", то программа проверит есть ли этот счет в плане счетов
и не имеет ли он субсчетов. Если все нормально на экране
появится меню для ввода проводок, а внизу экрана строка
подсказки.
-------------------------------------------------------------
|Кредит...... |
|Дебет....... |
|Счет к-нт... |
|Дата........ |
|Коментарий.. |
|Группа (,,). |
-------------------------------------------------------------
F1 помощь F2/+ запись F3 план счетов F4 см.пров.F5 блок.пр. F10 выход
Оператор должен ввести нужную сумму либо в дебет, либо в
кредит, указать счет корреспондент, дату проводки. Коментарий не
является обязательным для ввода реквизитом, поэтому он вводится
по желанию оператора. Остальные реквизиты обязательны для
ввода.
После заполнения меню для ввода информации необходимо
нажать клавишу F2 или клавишу "+", расположенную на
дополнительном клавиатурном поле в правой части клавиатуры.
Программа выполнит запись информации и очистит меню для
выполнения следующей проводки.
С помощью клавиши F3 можно войти в план счетов для его
просмотра или корректировки.
Клавиша F4 позволяет осуществить просмотр проводок
выполненных за последние 10 минут, за последний час или за
текущий день.
Клавиша F5 позволяет устанавливать или снимать
блокировку проводок за любой месяц. Для установки блокировки
нужно ввести месяц и год. Например:
1.1998 2.1998 3.1998
В приведенном примере заблокированиа работа с проводками
за первые три месяца 1998 года. Это значит что ввод,
корректировка или удаление проводок с датами этих месяцев будут
не возможны. Возможен будет только просмотр проводок за эти
месяцы. Работа в этом режиме осуществляется с помощью текстового
редактора поэтому оператор должен уметь им пользоваться.
Этот режим позволяет загрузить проводки из файла. Формат записи
должен быть следующим:
0|1.1.2002|311| |361|330|100.00|0.00|Платежка N23 | | | | | | | | | | | | | | | | | ->Коментарий | | | | | | | --> Кредит | | | | | | --->Дебет | | | | | ---> Код контрагента для счета кореспондента | | | | --> Счет кореспондент | | | --> Код контрагента для счета | | ---> Счет | --> Дата проводки ---> 0- балансовая проводка, -1 - небалансовая проводка
Поля "Код контрагента для счета" и "Код контрагента для счета кореспондента" заполняются только для счетов с развернутым сальдо.
Для проводок по небалансовым счетам поля "Счет корреспондент" и "Код контрагента для счета корреспондента" не заполняются.
После входа в этот режим на экране вы увидите перечень
найденных проводок или сообщение о том, что проводки не найдены.
В нижней части экрана строка подсказки:
F1 помощь F2 корректировка F3 удалить F4 поиск F5 печать F6 пред.день F7 след.день F10 выход
Перечень функциональных клавиш:
F1 - получение подсказки; F2 - корректировка выбранной проводки; F3 - удаление выбранной проводки; Shift+F3 - удаление одной проводки или всех найденных проводок; F4 - просмотр заданных реквизитов поиска; F5 - распечатка всех проводок; F6 - увеличить дату просмотра на день; F7 - уменьшить дату просмотра на день; F10 - выход; Enter - корректировка выбранной проводки и расшифровка реквизитов.
Клавиша F3 позволит удалить провоку толлько если она сделана из
подсистемы "Главная книга". Если возникает необходимость удалить
проводку сделанную из другой подсистемы, то
пользуются клавишами Shift+F3. Такое удаление запрещено и им пользуются
если документа к которому была сделана проводка уже нет, а проводка
почемуто осталась.
Меню режима имеет следующий вид:
---------------------------------------------------------- |Ввод и корректировка плана счетов. | |Ввод и корректировка списка контрагентов. | |Ввод и корректировка перечня контрагентов в счет. | |Ввод и корректировка стартового сальдо по счетам. | |Ввод и корректировка стартового сальдо по контрагентам. | |Работа с файлом настройки. | |Ввод и корректировка списка групп контрагентов. | |Выход. | ----------------------------------------------------------
Режим "Ввод и корректировка плана счетов" позволяет оператору создать свой план счетов.
Режим "Ввод и корректировка перечня контрагентов" позволяет создать список контрагентов с которыми вы работаете ввести все реквизиты по контрагенту, осушествлять поиск и корректировку введенной информации.
Режим "Ввод и корректировка перечня контрагентов в счет" применяется для создания отдельного списка контрагентов для каждого счета с развернутым сальдо. Любой контрагент введенный в список конкретного счета попадает и в общий список контрагентов.
Создание списка контрагентов для каждого счета с развернутым
сальдо позволяет программе не тратить время на проверку лишних
контрагентов и существенно сокращает время расчета главной книги
и журналов ордеров. Кроме того некоторые счета имеют очень
короткий список контрагентов (10-20), что позволяет оператору не
тратить много времени на поиск нужного контрагента при работе с таким
счетом.
Режим "Ввод и корректировка стартового сальдо по счетам" применяется для ввода стартового сальдо по счетам. Это необходимо для начала работы в программе.
Режим "Ввод и корректировка стартового сальдо по контрагентам применяется для ввода стартового сальдо по контрагентам для счетов с развернутым сальдо.
Режим "Работа с файлом настройки" позволяет настроить программу и ввести необходимые константы.
Режим "Ввод и корректировка списка групп контрагентов",
позволяет создать список групп в которые будут входить
конрагенты. Если список групп введен, то при вводе нового
конрагента или корректировке уже введенного можно будет
заполнить реквизит "Код группы контрагента". Разбивка
контрагентов на группы необходима в том случае если оператор
хочет получать отчеты не только по всему списку контрагентов, но
и по определенной группе.
Перечень команд:
F1 - помощь; F2 - ввод новой записи в план счетов; + - ввод новой записи в план счетов; Shift+F2 - корректировка выбранной записи; F3 - удаление записи из плана счетов; F4 - поиск по наименованию; F5 - распечатать план счетов; F10 - выйти из плана счетов.
Если вы только начинаете работать с программой, то в
плане счетов нет ни одной записи. Поэтому первое, что вы должны
сделать перед началом работы, это ввести в план счетов те счета
и субсчета, с которыми вы будете работать в дальнейшем.
Ввод новых записей в план счетов производиться с помощю
нажатия клавиши F2.
--------------------------------------------- |Номер счета........ | |Наименование счета. | |Тип счета.......... | |Вид счета.......... | |Сальдо............. | |Статус............. | ---------------------------------------------
При вводе типа счета в нижней части экрана появиться
подменю:
----------------------------------------- |Активный | |Пассивный | |Активно-пассивный | |Активно-пассивный с развернутым сальдо | -----------------------------------------
Выберите нужное и нажмите "Enter". При вводе вида счета
появиться подменю:
---------- |Счет | |Субсчет | ----------
Выберите нужное и нажмите "Enter".
Для корректировки записи в плане счетов нужно подсветку
строки поставить на нужную запись и нажать клавиши Shift+F2.
Дальнейшая работа осуществляется также как при вводе новой
записи.
Если вы хотите удалить запись из плана счетов, то
поставте подсветку строки на нужную запись и нажмите клавишу F3. На экране появиться запрос "Удалить? Вы уверены?". Переведите подсветку со слова "Нет" на слово "Да" и нажмите клавишу "Enter". Программа проверит были ли сделаны проводки с участием этого счета и если таких проводок нет удалит счет из плана счетов.
Субсчета могут вводится только если введен сам счет.
Например:
01 Основные средства Счет Активный 01/1 Здания и сооружения Субс. Активный 01/2 Автотранспорт, мебель приборы Субс. Активный 01/4 Другие основные фонды Субс. Активный 01/4 Не производственные ОФ Субс. Активный
Присутствие счета 01 в плане счетов обязательно несмотря
на то, что программа не позволяет выполнять проводки по счету
если он имеет субсчета.
В показаном выше примере показано как надо вводить счета
в двухпорядковый план счетов, который применяется в странах СНГ
и применялся на Украине до 1.1.2000г. Сейчас на Украине принят
многопорядковый план счетов. Для такого плана счетов в файле
настойки nastrb.alx должна быть запись:
Многопорядковый план счетов|Включено
Многопорядковый план счетов может может иметь счета
третьего порядка:
10 Основные средства Счет Активный (счет 1го порядка) 101 Земельные участки Субс. Активный (счет 2го порядка) 1011 Земельные учаски в городе Субс. Активный (счет 3го порядка) 1012 Земельные учаски в области Субс. Активный (счет 3го порядка) 102 Капитальные затраты на улучше- Субс. Активный (счет 2го порядка)
ние земель
103 Здания и сооружения Субс. Активный (счет 2го порядка)
Проводки программа позволяется выполнять только по счетам самого
нижнего порядка.
Если в процессе эксплуатации программы возникла необходимости ввести для какого-нибудь счета, счета следующего порядка, то после ввода этих счетов, все проводки со счета более высокого порядка должны быть переведены на один из счетов более низкого порядка. Чтобы это не делать вручную достаточно откорректировать номер счета на номер счета более низкого порядка. И ввести еще раз в план счетов счет более высоко порядка, который только что был откорректирован. При корректировке номера счета система автоматически во всех таблицах базы данных выполнит соответствующую корректировку.
При вводе счетов в план счетов основное внимание нужно уделить тому какие счета будут с развернутым сальдо, а какие нет. Для счетов с развернутым сальдо, программа формирует сальдо по каждому контрагенту. К таким счетам относятся как правило счета по которым необходимо вести аналитический учет.
Если вы ввели счет в план счетов с развернутым сальдо и ввели по этому счету проводки, то при необходимости вы в любой момент можете свенуть сальдо по этому счету.
Если вы ввели счет со свернутым сальдо и сделали
проводки, то для того чтобы развернуть сальдо этому счету
прийдется удалить все выполненые проводки, развенуть сальдо и
сделать проводки снова.
После входа в этот режим на экране появиться список
контрагентов или сообщение об отсутствии таковых. В нижней части
экрана появиться строка подсказки:
F1 помощь F2/+ запись F3 удалить F4 поиск F5 печать F6 найти код F7 сальдо F8 см.код F10 выход F1 - помощь; F2 - ввести новую запись; + - ввести новую запись; Shift+F2 - просмотр и корректировка реквизитов контрагента на
котором установлена подсветка строки;
F3 - удалить запись на которой установлена подсветка
строки;
Shift+F3 - удаление не используемых кодов; F4 - поиск контрагента по его реквизитам; F5 - распечатать список контрагентов; F6 - поиск контрагента по его коду; F7 - получить сальдо по выбранному контрагенту; F8 - сменить код контрагента на котором установлена
подсветка строки;
F10 - выход.
Ввод и корректировка (F2,Shift+F2).
Если вы только начинаете работать с программой то в
списке контрагентов нет ни одной записи. Для ввода новой записи
нажимаете клавишу F2. На экране появляется следующее меню:
---------------------------------------------------
|Код контрагента..... |
|Наименование........ |
|Адрес............... |
|Код ЕГРПОУ.......... |
|Наименование банка.. |
|МФО................. |
|Номер счета......... |
|Инд. нал. номер..... |
|Город (банка)....... |
|Номер св. пл. НДС... |
|Номер телефона...... |
|Группа контрагента.. |
|Договор............. |
|Рег. номер Ч.П. .... |
---------------------------------------------------
F2/+ запись F3 гр.кон. F4 найти код F5 распечатать F6 доп.информ F10 выход
Первые два реквизита являются обязательными для заполнения. После заполнения меню, для записи введенной информации нажимают F2 или клавишу "+".
Клавиша F3 позволяет просмотреть список групп контрагентов и выбрать нужную группу для ввода кода в реквизит "Группа контрагента". Для того чтобы назначить код группы необходимо, чтобы список групп был введен ранее.
При вводе нового контрагента программа сама заполняет
код контрагента первым свободным кодом. Если ввод контрагентов
происходит одновременно несколькими операторами, то может
случиться ситуация, когда другой оператор на этот же код
введет информацию раньше вас. Клавиша F4 позволяет получить
новый код.
Если нажать клавишу F5, то мы можем получить распечатку реквизитов контрагента на принтере.
Для ввода дополнительной информации по контрагенту нужно
воспользоваться клавишей F6. Программа запустит текстовой
редактор с помощю которого вы можете набрать любой текст,
который относиться к данному контрагенту. Оператор в любой
момент может войти, используя клавишу F6 в режим просмота или
корректировки дополнительной информации.
Клавиша F10 позволяет выйти из этого меню без записи
информации.
Обязательным условием является то, что код вашей
организации должен быть 00. Коды контрагентов с которыми
ваша организация работает должны быть цифровыми. Для ввода
физических лиц работающих в вашей организации рекомендую вводить
код с буквами ТН и табельным номером работника. Например ТН23.
Это необходимо для возможности настройки выполнения проводок в
автоматическом режиме во время расчета зарплаты.
Для корректировки записи нужно подсветку строки
установить на нужную запись и нажав клавишу Shift, нажать
клавишу F2. На экране появиться меню для ввода и корректировки
информации, в котором вы можете произвести необходимые изменения
и нажав клавишу F2 записать измененную информацию. Нажатие
клавиши F10 игнорирует произведенные изменения и оставляет
запись в прежнем виде.
Реквизит "Группа контрагента" используется для разделения контрагентов на группы. Это позволит получать журналы-ордера для счетов с развернутым сальдо по конкретной группе контрагентов.
Реквизит "Договор" позволяет ввести номер договора с данным контрагентом и этот номер договора автоматически будет вставлятся в накладные, при выписке их на этого контрагента.
Реквизит "Рег. номер Ч.П." позволяет ввести
регистрационный номер частного предпринимателя, который будет
распечатываться в накладных при выписке накладной на этого контрагента.
Удаление записи (F3).
С помощью клавиши F3 можно удалить запись на которой
стоит подсветка строки. Перед удалением программа проверит были
ли выполнены проводки в которых присутствует данный код
контрагента и если таких проводок не обнаружит, запись будет
удалена. Контрагент будет удален и во всех списках контрагентов
для всех счетов с развернутым сальдо.
Удаление неиспользуемых котрагентов(Shift+F3).
Если нажать клавишу Shift и удерживая ее в нажатом
положении нажать клавишу F3, то программа выдаст запрос на
подтверждение намерения удалить все не используемые коды
контрагентов. Если оператор подтвердит своё намерение, то
программа проверит всех контрагентов на предмет использования их
кодов для введения информации. Если ни в одной таблице базы
данных не будет обнаружено записей с этим кодом, то контрагент
будет удален. Список удаленных контрагентов программа выгрузит в
файл имя которого появиться на экране после завершения проверки
списка контрагентов.
Поиск нужного контрагента (F4).
Для поиска нужного контрагента нужно нажать клавишу F4.
На экране появиться меню:
------------------------------------------ |Наименование контрагента... | |Номер счета................ | |МФО........................ | |Город (контрагента)........ | |Код........................ | |Наименование банка......... | |Индивидуальный нал. номер.. | |Город (банка).............. | |Код группы контрагента..... | ------------------------------------------ F2/+ поиск F4 очистить F10 выход
По не введенным в меню реквизитам поиск не
осуществляется. Если вы хотите осуществить поиск по
наименованию, то для этого не нужно вводить полное наименование.
Достаточно ввести три-четыре буквы из наименования контрагента.
Программа найдет всех контрагентов в наименовании которых
присутствует введеная вами последовательность букв (в начале,
середине или конце наименованиия). Большими или маленькими
буквами вы ввели образец поиска не имеет значения. Точно также
поиск осуществляется и по другим реквизитам меню.
Распечатка списка контрагентов (F5).
Нажатие клавиши F5 позволяет получить распечатку списка
контрагентов на принтере.
Поиск контрагента по коду (F6).
Если вы точно знаете какой код контрагента вам нужно
найти нажмите клавищу F6. На экране появиться запрос:
------------------------- |Введите код контрагента| | | -------------------------
Введите код и нажмите "Enter". Если введенный вами код
есть в списке контрагентов, программа найдет его.
Получение сальдо по контрагенту (F7).
Для получения сальдо по выбранному контрагенту нажмите
F7. На экране появитьмя меню: ---------------------------------------- |Начальная дата........ | |Конечная дата......... | |Счет............(,,).. | ---------------------------------------- F2/+ расчет F4 очистить F10 выход
Программа сама заполнит первые два реквизита. Если вас
не устраивает диапазон дат, предложенный программой, измените
его по своему усмотрению.
После ввода дат диапазона поиска, нажимаете F2 для начала
расчета или F10 для отказа от расчета. После выполнения отчета
программа сообщит в какие файлы выгружены распечатки и вы можете
просмотреть или распечатать эти файлы. В распечатке будет сальдо
по всем счетам с развернутым сальдо в списке, которых есть
выбранный вами контрагент. Если вы введете счет или несколько
счетов, то в расчет будут браться только проводки по этим
счетам.
Значек (,,) означает что можно через запятую ввести
несколько счетов. Если вам нужно исключить счет из расчета то
нужно ввести так: -,62,63 В данном примере будут исключены из
расчета проводки в которых учавствуют 62-й и 63-й счет.
Сменить код контрагента (F8).
Этот режим позволяет сменит один код контрагента на другой во всех таблицах базы данных. Это бывает нужно, если ошибочно одна и таже организация была введена дважды под разными кодами контрагентов в список. Данный режим позволяет все введенные данные перевести на один из кодов с удалением кода который заменяем из списка контрагентов.
Этим режимом нужно пользоваться осторожно, так как перенесение данных с одного кода на другой может изменить баланс (сальдо у некоторых счетов может свернуться по другому). Поэтому такую корректировку делают если ошибка была допущена в текущем месяце, за который отчеты еще не сдали.
После входа в этот режим на экране появиться запрос:
----------------------------------- |Введите счет с развернутым сальдо| | | ----------------------------------- После ввода счета нажмите клавишу "Enter".
Перечень команд:
F1 - помощь; F2 - ввести новую запись; + - ввести новую запись; Shift+F2 - просмотр и корректировка выбранной записи; F3 - удалить запись; Shift+F3 - удалить не используемые контрагенты; F4 - найти нужную запись; F5 - распечатать; F6 - поиск контрагента по коду; F7 - получить сальдо по выбранному контрагенту; F8 - перейти в общий список контрагентов; F10 - прекратить работу; Enter - подтверждение выбора контрагента на котором подсветка
строки.
Если вы только начинаете работать с программой то в
списке контрагентов нет ни одной записи. Для ввода новой записи
нажимаете клавишу F2. На экране появляется следующий
запрос:
------------------------- |Введите код контрагента| | | ------------------------- Enter - получение кода контрагента F10 выход
Если вы хотите перенести из общего списка контрагентов в список счета нужный код, то вы вводите нужный код и нажимаете "Enter". Если программа найдет введенный вами код в общем списке, то она покажет вам реквизиты найденного контрагента. Нажав после этого клавишу F2 вы записываете этого контрагента в список счета в котором вы в данный момент находитесь. Если введенный вами код не найден в общем списке организаций, программа покажет вам незаполненное меню для ввода новой организации. Вы можете заполнить это меню и нажав клавищу F2 или
+ (плюс) записать новый код контрагента. Запись будет выполнена как в список счета с которым вы работаете, так и в общий список контрагентов.
Если вы точно знаете, что вы должны ввести контрагента,
которого нет в общем списке, то вы должны присвоить ему код.
Нажатие клавиши "Enter" без ввода кода позволяет получить
свободный код для нового контрагента. После получения кода снова
нажимаете "Enter" и получаете меню для заполнения реквизитов
новой организации. После заполнения нажимаете F2 для записи.
Для удаления записи установите подсветку строки на
нужную запись и нажимите клавишу F3. Программа проверит
возможность удаления и если нет проводок с данным кодом
контрагента по счету в списке контрагентов которого вы
находитесь запись будет удалена. В общем списке контрагентов и в
списках контрагентов по другим счетам с развернутым сальдо этот
код контрагента останется.
Чтобы удалить коды контрагентов, которые ни разу не использовались для ввода информации, нужно нажать клавиши
Shift+F3. Программа выдаст запрос на подтверждение вашего намерения, после чего начнет проверять весь список контрагентов и удалять не используемые. Список удаленных контрагентов будет выгружен в файл имя, которого программа сообщит, после завершения работы. При желании из этого файла можно восстановить все удаленные контрагенты, используя стандартную процедуру базы данных для загрузки данных из файлов в таблицу.
Поиск организаций выполняется по клавише F4 так же как и
в общем списке организаций. Единственное отличие заключается в
том, что если по заданным реквизитам поиска не будет найдено ни
одного контрагента, программа предложит выполнить такойже поиск
в общем списке контрагентов. Если вы найдете нужного вам
контрагента в общем списке, то установив подсветку строки на
нужного контрагента и нажав клавишу "Enter" вы введете его в
список контрагентов для счета в котором вы находились и
вернетесь в список контрагентов для счета в котором вы работали.
Если вы точно знаете какой код контрагента вам нужно
найти нажмите клавищу F6. На экране появиться запрос:
-------------------------- |Введите код контрагента.| | | --------------------------
Введите код и нажмите "Enter". Если введенный вами код
есть в списке контрагентов, программа найдет его.
Для получения сальдо по выбранному контрагенту нажмите
F7. На экране появитьмя меню: -------------------------------------- |Начальная дата...... | |Конечная дата....... | |Счет для сверки..... | -------------------------------------- F2/+ расчитать F10 выход
Программа сама заполнит первые два реквизита. Если вас
не устраивает диапазон дат, предложенный программой, измените
его по своему усмотрению.
После ввода дат диапазона поиска нажимаете F2 для начала
расчета или F10 для отказа от расчета. После выполнения отчета
программа сообщит в какие файлы выгружены распечатки и вы можете
просмотреть или распечатать эти файлы. Если вы введете счет для
сверки, то в распечатке будут учтены только проводки счет
корреспондент в которых указанный вами счет.
Нажатие клавиши F8 позволит вам зайти в общий список контрагентов. Это бывает нужно если вы не нашли нужного вам контрагента списке счета, то необходимо проверить есть этот контрагент в общем списке. Если вы нашли нужного вам контрагента в общем списке, то добавляете его в список счета. Если вы не нашли, то вводите его по клавише F2 (см. выше).
Этот режим позволяет ввести стартовые сальдо (сальдо на
начало года или начала эксплуатации программы ) по всем счетам с
не развернутым сальдо. Если стартовое сальдо по счету равно
нолю, то ничего вводить не надо.
Перечень команд:
F1 - помощ; F2 - ввести новую запись; + - ввести новую запись; Shift+F2 - корректировать выбранную запись; F3 - удалить запись; F4 - поиск; F5 - распечатать; F6 - сменить счет; F10 - прекратить работу.
Ввод и коррктировка записей (F2,Shift+F2).
Если вы только начинаете работать с программой то в
списке стартовых сальдо нет ни одной записи. Для ввода новой
записи нажимаете клавишу F2. Для корректировки записи установите
подсветку строки на нужную запись, нажмите клавишу Shift и
удерживая её в нажатом состоянии нажмите клавишу F2. На экране
появиться меню:
----------------------------- |Год.............. | |Счет............. | |Дебет............ | |Кредит........... | ----------------------------- F2/+ записать F10 не записывать.
Введите реквизиты в меню и нажмите "+".
Удаление записи (F3).
Установите подсветку строки на нужную вам запись и
нажмите клавишу F3. На экране появиться запрос:
-------------------------- | Удалить ? Вы уверены ? | | Да Нет | --------------------------
Переведите подсветку на "Да" и нажмите Enter.
Поиск записей (F4).
После нажатия этой клавиши на экране появиться меню: ------------------ |Счет........ | |Контрагент.. | |Год......... | ------------------ F2/+ поиск F10 выход
Поиск выполняется по любой комбинации введенных/не
введенных реквизитов. Для отмены поиска по ранее введенным
реквизитам нужно нажать клавишу F4 и F10.
Смена номера счета в записях (F6).
После нажатия клавиши программа выдаст запрос:
----------------------------------------------- |Введите номер счета который вы хотите сменить| | | -----------------------------------------------
Введите нужный счет и нажмите Enter. Программа выдаст
следующий запрос:
-------------------------------------------------- |Введите номер счета на который вы хотите сменить| | | --------------------------------------------------
Введите нужный счет и нажмите Enter. На экране появиться запрос:
----------------------------------- | Выполнить замену ? Вы уверены ? | | Да Нет | -----------------------------------
Переведите подсветку на "Да" и нажмите Enter. Программа просмотрит все записи и выполнить смену одного счета на другой.
Этот режим позволяет ввести стартовые сальдо (сальдо на
начало года или на начало эксплуатации программы) по всем
контрагентам для каждого счета с развернутым сальдо. Если
стартовое сальдо по контрагенту равно нолю, то ничего вводить не
надо. Таким образом стартовое сальдо для счета с развернутым
сальдо складывается из стартовых сальдо контрагентов.
Перечень команд:
F1 - помощ; F2 - ввести новую запись; + - ввести новую запись; Shift+F2 - корректировать выбранную запись; F3 - удалить запись; F4 - поиск F6 - сменить счет; F5 - распечатать; F10 - прекратить работу.
Ввод и коррктировка записей (F2,Shift+F2).
Если вы только начинаете работать с программой то в
списке стартовых сальдо нет ни одной записи. Для ввода новой
записи нажимаете клавишу F2. Для корректировки записи установите
подсветку строки на нужную запись, нажмите клавишу Shift и
удерживая её в нажатом состоянии нажмите клавишу F2. На экране
появиться меню:
----------------------------- |Год.............. | |Счет............. | |Код контрагента.. | |Дебет............ | |Кредит........... | ----------------------------- F2/+ записать F10 не записывать.
Введите реквизиты в меню и нажмите "+".
Удаление записи (F3).
Установите подсветку строки на нужную вам запись и
нажмите клавишу F3. На экране появиться запрос:
-------------------------- | Удалить ? Вы уверены ? | | Да Нет | --------------------------
Переведите подсветку на "Да" и нажмите Enter.
Поиск записей (F4).
После нажатия этой клавиши на экране появиться меню: ------------------ |Счет........ | |Контрагент.. | |Год......... | ------------------ F2/+ поиск F10 выход
Поиск выполняется по любой комбинации введенных/не
введенных реквизитов. Для отмены поиска по ранее введенным
реквизитам нужно нажать клавишу F4 и F10.
Смена номера счета в записях (F6).
После нажатия клавиши программа выдаст запрос:
----------------------------------------------- |Введите номер счета который вы хотите сменить| | | -----------------------------------------------
Введите нужный счет и нажмите Enter. Программа выдаст
следующий запрос:
-------------------------------------------------- |Введите номер счета на который вы хотите сменить| | | --------------------------------------------------
Введите нужный счет и нажмите Enter. На экране появиться запрос:
----------------------------------- | Выполнить замену ? Вы уверены ? | | Да Нет | -----------------------------------
Переведите подсветку на "Да" и нажмите Enter. Программа просмотрит все записи и выполнить смену одного счета на другой.
В файле настройки описаны параметры, которые пользователь
может менять по своему усмотрению. При входе в этот режим
программа запускает тестовой редактор с помощью которого вы
можете менять те или иные параметры. Правила работы в редакторе
зависят от типа редактора используемого вами. Какой редактор
будет запускаться для работы с файлом настройки указывается в
файле настройки nsatsys.alx
Имя файла nastrb.alx и содержимое файла имеет вид:
Лидирующие ноли в коде организации|Выкл
Корректор отступа от левого края|
Максимальное количество колонок в журнал-ордере|13
Все наименования параметров отделены от параметра
символом "|".
Параметр "Корректор отступа от левого края" служить для
корректировки отступа от левого края при печати документов для
принтеров не обеспечивающих режим печати 12 знаков на дюйм.
Необходимо указать число символов на которые надо уменьшить
отступ от левого края.
"Максимальное количество колонок в журнал-ордере" позволяет настроить распечатку журналов-ордеров для счетов с неразвернутым сальдо для узких принтеров.
Этот режим позволяет ввести и корректировать список
групп контрагентов. При вводе контрагента в список контрагентов,
оператор может ввести для него код группы к которой он должен
принадлежать. Это позволяет получить журнал ордер для
счета с развернутым сальдо не по всем контрагентам, а по
интересующей оператора группе. В подсистеме "Материальный учет"
можно получить движение материалов по интересующей группе
контрагентов.
После входа в этот режим на экране появиться список
введенных групп или сообщение об отсутствии записей в списке
групп. В нижней части экрана появиться строка подсказки:
F1 помощь F2/+ запись Sh+F2 корректировка F3 удалить F4 поиск F5 печать F10 выход F1 - получение подсказки; F2 - ввести новую запись в список групп; Shift+F2 - корректировать запись на которой установлена
подсветка строки;
F3 - удалить запись на которой установлена подсветка
строки;
F4 - поиск нужных запией по наименованию группы; F5 - распечатать список групп; F10 - выход
Меню режима имеет следующий вид:
--------------------------------------------------------- |Расчет оборотного баланса и главной книги. | |Расчет журнал-ордера по счету. | |Расчет сальдо по всем контрагентам. | |Расчет сальдо по определенному контрагенту. | |Распечатать список годов за которые введена информация.| |Расчет оборотного баланса по внебалансовым счетам. | |Выход. | ---------------------------------------------------------
Режим "Расчет оборотного баланса и главной книги." позволят получит распечатки за любой период времени.
Режим "Расчет журнал-ордера по счету." позволяет получит распечатки по любому счету из плана счетов.
Режим "Расчет сальдо по всем контрагентам." позволяет
получить сальдо по всем контрагентам на любую дату, оборот по
контрагентам за любой период.
Режим "Расчет сальдо по определенному контрагенту." позволяет поличить сальдо на любую дату по любому контрагенту.
Режим "Распечатать список годов за которые введена
информация." позволяет определить за какие годы имеется в базе
данных информация.
Режим "Расчет оборотного баланса по внебалансовым
счетам." позволяет получить распечатки за любой период времени.
Это режим позволяет получить за любой период времени сразу два документа - оборотный балас и главную книгу.
После входа в этот режим на экране появиться меню:
-------------------------- |Дата начала.(д.м.г).. | |Дата конца..(д.м.г).. | |Счет...........(,,).. | -------------------------- F1 помощь F2/+ расчитать F10 выход
Вводится любая начальная дата и любая конечная дата.
Если ввести только начальную дату, то программа будет считать
конечной датой последний день месяца введенного в начальной
дате. Реквизит "Счет" вводится если необходимо пролучить расчет
не по всем счетам из плана счетов, а только по некоторым
интересующим бухгалтера. Эти счета вводятся через запятую. Если
перед первым счетом ввести знак "-" (например: -,101,102), то
расчет будет проведен по всем счетам за исключением введенных в
реквизите "Счет".
После нажатия клавиши F2, на экране появиться меню:
--------------------------- |Рассчитать по субсчетам. | |Рассчитать по счетам. | |Выход | ---------------------------
Если оператор выбрал "Расчитать по счетам", то программа
для счетов, имеющих субсчета все данные сведет на счет и сделает
распечатку только по счетам.
После окончания расчета программа сообщит имена файлов в которые выгружена распечатка и предложит меню позволяющее просмотреть, распечатать или отредактировать файлы.
Это режим позволяет получить за любой период времени оборотный балас по небалансовым счетам.
Плсле входа в этот режим на экране появиться меню:
-------------------------- |Дата начала.(д.м.г).. | |Дата конца..(д.м.г).. | |Счет...........(,,).. | -------------------------- F1 помощь F2/+ расчитать F10 выход
Вводится любая начальная дата и любая конечная дата.
Если ввести только начальную дату, то программа будет считать
конечной датой последний день месяца введенного в начальной
дате. Реквизит "Счет" вводится если необходимо пролучить расчет
не по всем счетам из плана счетов, а только по некоторым
интересующим бухгалтера. Эти счета вводятся через запятую. Если
перед первым счетом ввести знак "-" (например: -,101,102), то
расчет будет проведен по всем счетам за исключением введенных в
реквизите "Счет".
После нажатия клавиши F2, на экране появиться меню:
--------------------------- |Рассчитать по субсчетам. | |Рассчитать по счетам. | |Выход | ---------------------------
Если оператор выбрал "Расчитать по счетам", то программа
для счетов, имеющих субсчета все данные сведет на счет и сделает
распечатку только по счетам.
После окончания расчета программа сообщит имена файлов в которые выгружена распечатка и предложит меню позволяющее просмотреть, распечатать или отредактировать файлы.
Этот режим позволяет получить распечатку журнал-ордера
по любому счету из плана счетов, за любой период времени. После
входа в этот режим на экране появиться меню:
--------------------------------- |Номер счета............. | |Дата начала............. | |Дата конца.............. | |Код группы контрагента.. | --------------------------------- F1 помощь F2/+ расчет F3 реквизиты F4 очистить F10 выход F1 - помощь; F2 - начать расчет; F4 - очистить реквизиты меню; F3 - просмотр плана счетов и списка групп контрагентов; F10 - выход.
Обязательным для заполнения являются только первых два
реквизита. Вводится любая начальная дата и любая конечная дата.
Если ввести только начальную дату, то программа будет считать
конечной датой последний день месяца введенного в начальной
дате.
Реквизит "Код группы контрагента" может вводиться только для счетов с развернутым сальдо. Если при вводе контрагента в список ему установить какую-нибудь группу, то можно будет заказать журнал-ордер только для контрагентов из этой группы.
После окончания расчета программа сообщит имена файлов в которые выгружена распечатка и предложит меню позволяющее просмотреть, распечатать или отредактировать файлы.
Этот режим позволяет получить оборот за любой период
времени, сальдо на любой день по всем контрагентам, с которыми
ваша организация выполняла какие-либо операции, которые были
отражены в бухгалтерском учете. Сальдо вычисляется отдельно для
каждой организации по всем счетам, через которые оформлялись
операции. В конце выдается итоговое сальдо по всем контрагентам,
которое позволяет оценить в целом вам больше должны или вы в
целом должны.
После входа в этот режим на экране появиться меню:
-------------------------------- |Начальная дата......... | |Конечная дата.......... | |Счет............(,,)... | |Группа..........(,,)... | -------------------------------- F1 помощь F2/+ расчет F3 реквизиты F4 очистить F10 выход
Обязательным для заполнения является только первый
реквизит меню. Если "Конечная дата" не будет введена, то
программа установит ее равной последнему дню месяца, который был
введен в реквизите "Начальная дата". Реквизит "Счет" позволяет
ввести счета, которые необходимо игнорировать при выполнении
расчета (если первым введен символ "-") или счета по которым
надо сделать расчет. Если реквизит не заполнен, то расчет будет
выполнен по всем счетам.
Программа сама заполняет первые два реквизита. Оператор
может изменить их или сразу нажать клавишу F2 для расчета.
После нажатия клавиши F2, на экране появиться запрос:
----------------------------- |Встречные проводки учесть ?| | Да Нет | -----------------------------
Этот запрос означает нужно ли брать в расчет проводки в
которых счет и счет кореспондент являются счетами с развернутым
сальдо. Как правило такими проводками исправляют какието ошибки
и в целом на конечное сальдо они не влияют, а вот оборот за
период увеличивается.
После окончания расчета программа сообщит имена файлов в которые выгружена распечатка и предложит меню позволяющее просмотреть, распечатать или отредактировать файлы.
После входа в этот режим на экране появиться запрос:
------------------------- |Введите код контрагента| | | -------------------------
Если вы знаете код контрагента, то вводите его и
нажимате клавишу "Enter". Если вы не знаете кода, то сразу
нажимаете "Enter". Вы попадете в режим "Ввода и корректироки
контрагентов" (смотри описание этого режима). Найдите нужного
контрагента установите подсветку строки на него и нажмите
"Enter".
---------------------------------------------- |Начальная дата................... | |Конечная дата.................... | |Счета не входящие в расчет (,,).. | ---------------------------------------------- F2/+ начать расчет F10 выход
Если вы хотите чтобы какойто счет или несколько счетов
не вошли в расчет то указываете их. Обычно сальдо заказывают по
всем счетам и в последней строке меню ничего не вводят. После
запуска начала расчета на экране появиться меню:
-----------------------------
|Встречные проводки учесть ?|
| Да Нет |
-----------------------------
Это значит программа хочет знать включать в расчет
проводки между счетами с развернутым сальдо или нет. Стандартным
режимом является режим "Да", т.е. с учетом встречных проводок.
Программа выполнит расчет и сообщит оператору в какие файлы
выгружены распечатки. После чего программа предложит просмотреть
или распечатать эти файлы.
Если оператор заказал, чтобы программа для него сделала
какой-нибудь отчет, то этот отчет будет выгружен в файл имя
которого программа сообщит оператору, и на экране появитсья
меню:
------------------------------------ |Выход | |Просмотреть файл. | |Распечатать на системном принтере.| |Сохранить файлы и выйти. | |Редактирование файла. | |Сменить имя принтера | |Просмотр очереди на печать | |Снятие с очереди на печать | ------------------------------------
Это меню позволяет просматривать файлы, распечатывать их
на принтере, редактировать. После выхода из этого режима, файл
будет уничтожен. Если вы выйдете из этого меню воспользовавшись
строкой "Сохранить файлы и выйти.", то файл будет сохранен и вы
можете продолжить с ним работу воспользовавшись режимом "Работа
с файлами распечаток", который находится в главном меню
программы.
После входа в режим "Работа с файлами распечаток" на
экране появиться меню:
---------------------------------- |Просмотр и редактирование файла.| |Распечатать файл. | |Удалить файл. | |Сменить трафарет имени файла. | |Просмотреть очередь на печать. | |Отменить печать файла. | |Удалить все файлы. | |Выход. | ----------------------------------
В правой части экрана появиться список файлов
распечаток, которые нашла программа. Если таких файлов нет, то
вы увидите сообщение:
Не найдено ни одного файла !
Это значит, что программа не обнаружила ни одного файла
распечатки.
Первые три пункта меню позволяют работать с файлами, которые находятся в правой части экрана. После выбора этих режимов подсветка строки появляется в списке файлов и переместив ее на нужнай файл нажмите "Enter".
По умолчанию программа ищет файлы с концовкой lst. Такую концовку всегда имеют файлы в котрые выгружаются отчеты подготовленные программой. Если вы хотите работать с файлами имеющими другую концовку, вы можете задать ее с помощью режима "Сменить трафарет имени файла".
Если вы даете команду распечатать файл, то операционная система сразу отправляет файл на принтер. Если файл имеет большой размер или принтер не готов к печати или другие операторы дали команду распечатать свои файлы, то программа выстраивает все файлы в очередь на печать, которую можно просмотреть с помощью режима "Просмотреть очередь на печать".
Если ваш файл стоит в очереди на печать вы можете
отменить его печать с помощью режима "Отменить печать файла".
Для этого надо просмотреть очередь на печать и запомнить номер
очереди. После выбора режима "Отменить печать файла" на экране
появиться запрос:
--------------------------- |Введите номер распечатки | | | ---------------------------
Введите запомненный вами номер очереди на печать и
нажмите "Enter". Если файл уже начал печатываться на принтере, то
необходимо его выключить, чтобы очистился внутренний буфер
принтера.
С помощью режима "Удалить все файлы" вы можете удалить все файлы находящиеся в списке файлов в правой части экрана.
После запуска этого режима на экране появляется меню:
--------------------------------------- |Удаление проводок за выбранный месяц.| |Удаление проводок за выбранный год. | |Выход. | ---------------------------------------
Режим "Удаление проводок за выбранный месяц." позволяет
удалить все проводки за выбранный месяц. После входа в этот
режим на экране появиться запрос:
Удаление всех проводок по всем счетам за месяц.
-------------------- |Введите дату (м.г)| | | -------------------- F10 выход
Вводите дату и нажимаете "Enter". На экране появиться
запрос:
----------------------------------------
|Удалить проводки за м.г.? Вы уверены ?|
| Да Нет |
----------------------------------------
Выбираете "Да" и нажимаете "Enter". Программа удалит
проводки за выбранный оператором месяц, если они есть в базе
данных.
Режим "Удаление проводок за выбранный год" позволяет
удалить проводки за выбранный оператором год. Кроме удаления
проводок будут удалены и все стартовые сальдо на начало года.
Это было необходимо когда емкость винчестеров была маленькая и
нужно было удалить старую информацию для того, чтобы работать
дальше.
Этим режимом также пользуются после завершения года если
возникла необходимость какомунибудь счету из плана счетов
развернуть сальдо. После того, как годовой отчет сделан, делают
копию базы данных либо на дискеты либо в другой каталог. Затем
создают стартовые сальдо по всем счетам и всем контрагентам на
следующий год с помощью специальной программы, которая
называется saldo. Проверяют правильно ли созданы сальдо. Для
этого заказывают главную книгу за первый месяц следующего года.
Если сальдо на начало следующего года равно сальдо на конец
предыдущего года, то создание стартовых сальдо на следующий год
выполнено правильно.