Tout ce qui va suivre concerne la création d'un état ex-nihilo, mais aussi
la modification d'un état pré-existant.
La création d'un état se décompose en trois étapes :
- la sélection des informations que vous voulez extraire de votre
fichier de comptes. Par défaut, Grisbi considère que vous désirez utiliser
toutes les opérations de votre fichier. Vous devez donc ne garder que
les opérations qui vous intéressent, en excluant successivement celles
qui ne vous intéressent pas ;
- l'organisation de ces informations. Vous pouvez utiliser jusqu'à
quatre niveaux de regroupement, chacun de ces niveaux étant
imbriqué dans le précédent ;
- l'affichage de ces informations de la façon adéquate (tri, type
d'information affichée, titres de colonnes, etc.).
Une dernière étape, la mise en page, ne concerne pas vraiment la
création de l'état mais simplement son rendu papier.
16.1 Sélection
Vous pouvez filtrer vos opérations selon les critères suivants :
- la date ou l'exercice ;
- le fait que l'opération soit ou non un virement et quel type
de virement ;
- le compte dans lequel l'opération est enregistrée ;
- le tiers (y compris sur une partie du nom) ;
- la zone libre d'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie (y compris sur une partie du nom) ;
- la (sous-)imputation budgétaire (y compris sur une partie du nom) ;
- un texte, pouvant se trouver dans :
-
les informations précédentes ;
- les notes ;
- les références bancaires ;
- le numéro de pièce comptable ;
- le numéro de chèque ou de virement ;
- le numéro du rapprochement.
- le montant ;
- le mode de règlement ;
- le fait qu'une opération soit rapprochée ou non ;
L'onglet Sélection possède donc logiquement quasiment
autant de sous-onglets que la liste ci-dessus possède d'items.
Nous maintenant détailler les possibilités de ces options de sélection.
Dates
C'est le choix par défaut. Vous pouvez sélectionner :
- toutes les dates (par défaut) ;
- une plage de dates personnalisée. Dans ce cas les zones de saisie des dates initiales et finales situées dans le bas de l'onglet deviennent actives ;
- des plages de dates prédéfinies, ce qui vous permet d'avoir un état valable en permanence, sans devoir ressaisir à chaque fois les dates initiales et finales. Ces plages sont :
Cumul à ce jour ;
- Mois en cours ;
- Année en cours ;
- Cumul mensuel ;
- Cumul annuel ;
- Mois précédent ;
- Année précédente ;
- 30 derniers jours ;
- 3 derniers mois ;
- 6 derniers mois ;
- 12 derniers mois.
Exercices
Si vous décidez de sélectionner vos opérations par exercice, vous devrez cocher la case correspondante, le choix par défaut étant de sélectionner les opérations par dates. Pour tout savoir sur les exercices, lisez le paragraphe 18.8.
Vous pouvez sélectionner :
- tous les exercices --- ce choix est intéressant si vous décidez ensuite de séparer les opérations par exercices ;
- l'exercice courant ou l'exercice précédent, ce qui vous permet d'avoir des états qui seront toujours valables malgré les changements d'exercices ;
- vous pouvez enfin sélectionner un ou plusieurs des exercices définis dans votre fichier de comptes. Pour les (dé)selectionner il suffit de cliquer sur leur nom dans la liste.
Vous choisissez ici la façon dont votre état traitera les opérations de virement entre comptes.
Vous pouvez :
- ne pas inclure les virements : aucune des opérations de virement entre vos comptes ne sera incluse dans cet état. Cette option est intéressante si vous faites un état comportant tous les comptes ;
- inclure les virements de ou vers les comptes d'actif ou de passif : ces comptes étant normalement utilisés pour vos créances et dettes (emprunts, prêts, etc.) il peut être intéressant de conserver ces virements dans votre état ;
- inclure les virements de ou vers les comptes ne figurant pas dans l'état : c'est le choix par défaut, il vous permet d'éliminer les virements entre comptes figurant dans l'état ;
- sélectionner individuellement les comptes pour lesquels vous souhaitez conserver les virements. Vous pouvez pour cela cliquer sur le nom des comptes pour les (dé)sélectionner, ou utiliser les boutons situés dans la partie gauche de la fenêtre, et qui permettent de faire des sélections par type de compte :
Sélectionner tout ;
- Déselectionner tout ;
- Sélectionner les comptes bancaires ;
- Sélectionner les comptes de caisse ;
- Sélectionner les comptes d'actif ;
- Sélectionner les comptes de passif.
- vous pouvez enfin décider de ne garder que les opérations de virement. Ceci peut vous permettre par exemple de vérifier que tous vos virements s'équilibrent (le solde de l'état devra dans ce cas être égal à zéro).
Si vous décidez de sélectionner vos opérations en fonction des comptes où elles ont élé enregistrées, vous devez cocher la case qui par défaut ne l'est pas. Ceci rendra active la liste des comptes de votre fichier, ainsi que les boutons de sélection par type de comptes. Les sélections se font de la même façon que pour l'onglet des Virements.
Dans cet onglet vous pouvez (si vous cochez la case, vous commencez à connaître le principe...) sélectionner vos opérations en fonction du tiers avec lequel elles ont été enregistrées. La liste qui apparaît vous permet de (dé)sélectionner les tiers individuellement avec un clic gauche, les boutons Sélectionner tout et Déselectionner tout vous permettant d'accélérer cette sélection.
L'onglet Catégories fonctionne comme celui des tiers (ce n'est pas la première fois) avec une petite différence : vous pouvez en plus utiliser les boutons Catégories de recettes et Catégories de dépenses.
Vous pouvez également cocher la case Exclure les opérations sans catégories. Si vous avez choisi d'avoir des opérations de ce genre ça peut vous servir.
16.1.6 Imputations budgétaires
Est-il besoin de l'écrire? C'est exactement la même chose que l'onglet Catégories...
Voici un onglet qui va vous permettre des sélections intéressantes. En effet il vous autorise à sélectionner des opérations par rapport au texte contenu dans les champs suivants :
- le tiers ;
- l'information du tiers ;
- la (sous-)catégorie :
- la (sous-)imputation budgétaire ;
- la note ;
- la référence bancaire ;
- la pièce comptable ;
- le numéro de chèque ;
- le numéro de rapprochement.
Ne soyez pas surpris si les numéros de chèques, de pièce comptable et de rapprochement sont aussi considérés comme du texte. Ils sont en effet enregistrés comme tel dans votre fichier de compte. D'une part leur signification n'est pas purement numérique (vous ne chercherez jamais à les additionner ou les multiplier, n'est-ce-pas?) et d'autre part il n'est pas impossible qu'ils puissent contenir des lettres.
Selon que vous voudrez utiliser des opérateurs alpha-numériques ou purement numériques pour comparer le contenu des champs pré-cités à la valeur que vous entrerez dans la zone prévue à cet effet, vous devrez utiliser l'une ou l'autre des deux lignes présentes dans la fenêtre. La première concerne les comparaisons alpha-numériques et propose les opérateurs suivants :
- contient ;
- ne contient pas ;
- comence par;
- se termine par ;
- est vide ;
- est non vide.
La seconde concerne les comparaisons purement numériques et propose les opérateurs suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- le plus grand.
Après avois sélectionné le champ sur lequel effectuer la comparaison dans la liste déroulante initiale, vous devez sélectionner la ligne des opérateurs, puis saisir la valeur ou la chaine de caractères (le texte) à comparer.
Vous remarquerez que dans la ligne des opérateurs numériques, il est possible de faire une double saisie, de façon à pouvoir par exemple sélectionner une valeur supérieure ou égale à un nombre donné sauf les valeurs égales à un autre nombre.
Les opérateurs de concaténation sont :
- et ;
- ou ;
- sauf ;
- stop (qui est le choix par défaut, et qui signifie qu'il n'y a pas d'autre critère à appliquer).
Notez bien que Grisbi ne fera pas de contrôle de cohérence sur vos critères. Si vous voulez sélectionner les opérations dont le numéro de relevé est supérieur ou égal à 20 sauf celles dont le numéro de relevé est supérieur ou égal à 5, vous obtiendrez un état vide, tout simplement.
Si vous voulez ajouter un critère (alpha-)numérique, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter à la fin de la dernière ligne, et ce autant de fois que nécessaire. Les opérateurs de concaténation sont les mêmes que précédemment sauf le stop qui n'a pas de raison d'être ici.
Si vous constatez qu'un critère n'est plus judicieux, vous pouvez le supprimer tout simplement en cliquant en fin de ligne sur le bouton Retirer.
L'onglet de sélection d'après les montant reprend une partie de l'onglet Textes à savoir qu'une fois que vous avez coché la case idoine, vous pouvez utiliser de la même façon les opérateurs numériques suivants :
- est égal à ;
- est inférieur à ;
- est inférieur ou égal à ;
- supérieur à ;
- supérieur ou égal à ;
- différent de ;
- nul ;
- non nul ;
- positif ;
- négatif.
La concaténation des critères supplémentaires est en tout point semblable à l'onglet Textes.
Vous pouvez en outre décider d'exclure de l'état les opérations dont le montant est nul tout simplement en cochant la case située en bas de la fenêtre sans devoir écrire une ligne de critères (ce critère étant le plus fréquent, il était judicieux qu'il bénéficie d'un raccourci).
16.1.9 Mode de réglement
Après avoir coché la case, la liste des modes de règlements définis pour votre fichier de comptes devient active et vou pouvez (dé)sélectionner ceux que vous voulez inclure dans l'état avec un clic gauche.
Opérations rapprochées
En cliquant la case adéquate vous pouvez choisir de sélectionner :
- toutes les opérations ;
- les opérations non rapprochées uniquement ;
- les opérations rapprochées uniquement.
Opérations ventilées
En cliquant sur la case vous pouvez choisir de ne pas détailler les opérations ventilées. Elles le sont par défaut.
16.2 Organisation
16.2.1 Niveaux de regroupement
Organiser vos opérations signifie les regrouper selon différents niveaux.
Vous pouvez aller jusqu'à quatre niveaux de regroupement imbriqués.
Vous pouvez choisir de regrouper vos opérations selon :
- les catégories ;
- les imputations budgétaires ;
- les tiers ;
- les comptes.
La première chose à faire est de déterminer quels sont les niveaux que vous voulez utiliser parmi les quatre disponibles. Il est rare qu'ils soient tous les quatre nécessaires. Il se peut tout-à-fait que vous désiriez n'en utiliser aucun. Pour utiliser un niveau iol suffit tout simplement de cocher la case correspondante.
Par défaut aucun niveau n'est sélectionné, et l'ordre est celui indique ci-dessus. Ce qui veut dire que si vous sélectionnée les quatre niveaux et que vous gardiez l'ordre par défaut, vos opérations seraient
regroupées au niveau 1 par catégories. À l'intérieur de chaque catégorie,
les opérations seraient regroupées par imputation budgétaire. À l'intérieur de
chaque imputation... vous avez maintenant compris le principe.
Pour modifier l'ordre par défaut, il suffit de sélectionner le niveau à déplacer avec la souris et de cliquer sur les flèches Haut ou Bas. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.
Il est bien évident que seuls les niveaux sélectionnés doivent être correctement positionnés, les autres n'ont aucune importance.
16.2.2 Séparation des opérations
Vous pouvez aussi choisir de séparer ou regrouper vos opérations de la façon suivante :
- séparer ou non les opérations par recettes ou dépenses. Par défaut les opérations de recettes et de dépenses sont séparés, et apparaissent dans l'état dans l'ordre suivant :
- séparer ou non les opérations par exercice. Cette option n'est disponible que si vous avez choisi de sélectionner les opératiosn selon les exercices dans l'onglet Sélection/Dates ;
- séparer les résultats par période. Vous avez le choix entre les périodes suivantes :
Là aussi, il vous suffira de cocher les cases qui vous intéressent.
Enfin vous pouvez définir le premier jour de la semaine si vous souhaitez séparer vos opérations par semaine. Ne lésinons pas, vous pouvez royalement choisir n'importe quel jour!
16.3 Affichage
Cet onglet vous permet de définir la façon dont les données sélectionnées et organisées seront affichées.
Il comprend les quatre sous-onglets suivants :
- Généralités ;
- Titres ;
- Opérations ;
- Devise.
Vous définissez dans cet onglet :
- le nom de l'état : il est totalement à votre convenance ;
- l'affichage du nombre d'opérations avec les totaux. Cela signifie que si vous cochez cette case, à chaque fois que l'état affichera un total ou sous-total, il affichera à gauche de ce total et entre parenthèses le nombre d'opérations correspondantes ;
- l'inclusion de cet état dans la liste des tiers du formulaire des
opérations : cette case est la case magique pour les trésoriers
d'associations, mais elle peut certainement rendre service aux autres
utilisateurs. Si la case est cochée, Grisbi affiche le nom de l'état à
la fin de la liste déroulante des tiers du formulaire de saisie des opérations.
Si vous passez une opération avec ce nom d'état comme tiers, Grisbi
enregistrera l'opération pour tous les tiers sélectionnés dans
l'état. Quel intérêt? Pouvoir notamment saisir en une seule fois
un appel à cotisation pour 200 adhérents, et plus généralement toute
opération devant être répétée pour une liste plus ou moins longue de
tiers avec exactement le même montant, la même catégorie, etc.
Dans ce cas il vous suffit de créer l'état qui listera tous les tiers qui vous intéressent, et le tour est joué.
Ce sous-onglet dépend étroitement des choix de regroupement que vous avez fait dans l'onglet Organisation.
En effet seuls les niveaux sélectionnés seront actifs, les autres sont grisés.
Cocher une des cases actives a pour effet d'afficher l'information correspondante dans le titre ou dans le pied du niveau de regroupement. Les noms sont bien évidemment dans le titre et les sous-totaux dans le pied.
Vous pouvez choisir d'afficher :
- pour les comptes :
le nom du compte ;
- un sous total à chaque changement de compte.
- pour les tiers :
le nom du tiers ;
- un sous total à chaque changement de tiers.
- pour les catégories :
afficher un sous-total à chaque changement de catégorie ;
- afficher les sous-catégories ;
- afficher le nom de la sous-catégorie ;
- afficher un sous-total à chaque changement de sous-catégorie ;
- afficher Pas de sous-catégorie si elle est absente (par défaut cette mention n'est pas affichée).
- pour les imputations budgétaires :
afficher un sous-total à chaque changement d'imputation ;
- afficher les sous-imputations ;
- afficher le nom de la sous-imputation ;
- afficher un sous-total à chaque changement de sous-imputation ;
- afficher Pas de sous-imputation si elle est absente (par défaut cette mention n'est pas affichée).
Dans cet onglet vous pouvez déterminer la façon dont les opérations sélectionnées seront affichées.
Informations
Tout d'abord vous pouvez choisir quelles informations seeront affichées.
Vous pouvez choisir d'afficher ou non ces informations en cochant la case correspondante.
Cette case a une action globale et (dés)active simultanément toutes les
informations. C'est bien utile pour passer d'un état affichant les
informations à un état ne les afichant pas.
Si vous vous interrogez sur l'utilité d'un état sans opérations, pensez
que cela ne veut pas dire qu'il n'affichera rien. Vous pouvez avoir un
état affichant uniquement les imputations et sous-imputations
budgétaires. Cet état s'apelle Budget.
Si vous décidez d'afficher les opérations, vous pouvez alors sélectionner individuellement chaque information devant être affichée.
Nous ne détaillerons pas ces informations de nouveau, ce sont celles qui sont listées dans le paragraphe 6.3.
Titres de colonnes
Ensuite vous pouvez décider d'afficher un titre de colonne pour chaque information affichée, en cochant la case correspondante. Si vous affichez les titres de colonnes, vous pouvez encore choisir si ces titres seront indiqués une seule fois en haut de l'état, ou bien répétés à chaque changement de section (ou niveau de regroupement).
Classement
Vous pouvez aussi déterminer de quelle façon les opérations seront classées à l'intérieur de chaque section. Par défaut c'est la date de l'opération qui est utilisée mais vous pouvez utiliser toutes les autres informations comme critère de tri, de façon à obtenir un état trié par tiers, ou par numéro de chèque par exemple.
Interactivité
Enfin vous disposez d'une case à cocher (non cochée par défaut) qui vous permet de rendre les opérations de l'état interactives.
Lorsque vous passerez le curseur de votre souris au-dessus elles changeront de couleur (toutes les informations sont devenues interactives), et si vous cliquez sur l'une de ces informations, vous vous retrouverez dans l'onglet Opérations positionné sur cette opération.
Ceci peut vous permettre de faire des recherches très poussées, vu la multiplicité des options de création des états. Ceci peut aussi tout simplement vous permettre de corriger facilement une opération si vous constatez en lisant votre état qu'une information est erronée.
Par contre cette option ralenti le temps de création de l'état, donc n'en abusez pas, sauf si votre machine est assez puissante pour vous le permettre.
Les montants des opérations sont affichés dans la devise où elles ont été enregistrées,
mais le total est fait dans une seule devise que vous pouvez choisir
ici. Il faut bien sur que vous ayez au préalable créé cette devise (voir
17.6). Donc méfiez-vous, il n'est parfois pas possible de vérifier le total d'une addition car ses différentes composantes ne sont pas forcément dans la même devise...
Vous pouvez choisir la devise pour les totaux suivants :
- Totaux généraux ;
- Tiers ;
- Catégories ;
- Imputations budgétaires ;
- Comparaisons de montant.
Il est plus que probable que vous ne choisirez qu'une seule et même devise pour tous ces totaux, mais qui peut le plus peut le moins.