C'est la fenêtre principale du programme. Elle est divisée en deux parties : la
liste des comptes à gauche et les opérations du compte en cours (ou bien ses
propriétés) à droite.
6.1 La liste des comptes
Le nom du compte en cours est affiché en haut à l'intérieur d'un cadre. Pour
changer de compte, il faut cliquer sur l'icône en face du compte voulu dans la
liste située en dessous
L'ordre d'affichage des comptes est personnalisable dans le menu
Configuration/Affichage.
6.2 Les opérations
Cette fenêtre affiche la liste des opérations du compte sélectionné dans la
liste des comptes. On peut s'y déplacer avec les flèches <Haut> et
<Bas>.
Juste en dessous de cette liste sont indiqués les soldes. Le solde pointé est
celui qui correspond à votre dernier rapprochement, et le solde courant est le
solde réel du compte.
Il est possible de modifier l'affichage avec la barre d'icônes située en haut et
à gauche de la fenêtre des opérations.
Les icônes ont les fonctions suivantes :
permettent respectivement d'afficher ou de masquer la fenêtre de
saisie/modification d'une opération ;
permettent respectivement d'afficher les opérations sur une, deux, trois
ou quatre lignes ;
permettent respectivement d'afficher toutes les opérations ou seulement les
opérations non rapprochées.
Ces options d'affichage influent par défaut sur l'affichage de tous les comptes. Vous pouvez modifier ceci et préférer un affichage différent pour chaque compte (voir le paragraphe 17.10).
La touche <Entrée> ou le double clic sur une opération sélectionnée éditent
celle-ci ou en créent une nouvelle si la sélection est sur une ligne vide en bas
de la liste. Si la fenêtre de saisie/modification n'est pas affichée elle
s'affichera automatiquement.
La touche <Suppr> supprime l'opération sélectionnée sauf si elle est en mode
édition.
La combinaison de touches <Ctrl><P> permet de donner/retirer à une
opération le statut d'opération pointée et <Ctrl><R> celui d'opération
rapprochée (voir le chapitre 8).
6.3 Saisie d'une opération
La saisie d'une opération se fait dans le formulaire situé dans le bas de la
fenêtre des opérations .
Le déplacement dans le formulaire s'effectue par la touche tabulation. La touche
<Entrée> est configurable : elle permet soit de se déplacer dans le
formulaire soit de valider l'entrée (voir le paragraphe 17.1).
Cette configuration affecte à la fois la touche <Entrée> du pavé
alphabétique et celle du pavé numérique.
La touche <Échap> permet d'annuler la saisie en cours.
Les informations disponibles pour une opération sont les suivantes :
- le numéro de l'opération : il s'agit d'un numéro d'ordre attribué par Grisbi ;
- la date de l'opération ;
- le tiers ;
- le montant : les débits et les crédits sont saisis et affichés dans deux colonnes différentes ;
- la devise de l'opération : on la sélectionne dans une liste déroulante qui s'ouvre avec la barre d'espace ;
- la date de valeur : c'est la date à laquelle la banque enregistre l'opération ;
- la catégorie ;
- le mode de règlement :
- le numéro du chèque (si le mode de règlement sélectionné permet cette saisie) ;
- l'exercice ;
- l'imputation budgétaire ;
- la référence de la pièce comptable (votre numéro de facture par exemple) ;
- les notes ;
- les références bancaires (utile uniquement si vous enregistrez un chèque reçu).
Toutes ces informations ne sont pas affichées par défaut. Vous pouvez choisir de les afficher ou non avec le menu Configuration/Affichage (voir le paragraphe 17.4.4). Vous pouvez également modifier l'ordre d'affichage de ces informations dans la liste des opérations avec le menu Configuration/Informations affichées (voir le paragraphe 17.10).
Outre la souris il est possible d'utiliser le clavier pour faire des sélections dans les listes déroulantes.
Les listes déroulantes des tiers, catégories et imputations budgétaires s'ouvrent avec la touche <Bas> et on peut s'y déplacer avec les touches <Haut> et <Bas> puis valider avec la touche <Entrée>. On peut aussi commencer à saisir les premières lettres et Grisbi complète la saisie dès qu'il connait assez de lettres.
Les listes déroulantes des devises, exercices et modes de règlement s'ouvrent avec la touche <Espace>, on s'y déplace avec les touches <Haut> et <Bas> et on valide avec la touche <Espace>.
La date du jour ou la dernière date entrée s'affiche automatiquement. Un double
clic sur la date affiche un calendrier permettant de sélectionner la
date .
Vous pouvez aussi saisir la date au clavier au format j/m/a. Il n'est pas
nécessaire de taper deux chiffres si le jour, le mois ou l'année n'en comportent
qu'un (exemple : 1/1/1 pour le premier janvier 2001). De plus il n'est pas
nécessaire de taper l'année si celle-ci est identique à l'année en cours. Grisbi
l'ajoutera automatiquement. Il est également possible de taper la date au format
jjmmaa ou jjmm (sans délimiteur) et Grisbi traduira. Par contre dans ce cas vous
devez utiliser deux chiffres pour les jours, mois et année.
Enfin vous pouvez incrémenter ou décrémenter cette date jour par jour avec les
touches <+> et <->. C'est très pratique si vous saisissez plusieurs opérations dont les dates se suivent.
Lors de la saisie dans l'une des trois listes déroulantes (tiers, catégorie et
imputation budgétaire), Grisbi vous proposera de compléter automatiquement son
nom dès qu'il aura reconnu suffisamment de lettres pour cela. Pour accepter
l'auto-complètement, il suffit d'appuyer sur la touche tabulation ou la touche
<Entrée> (selon votre choix de configuration).
Lors de la saisie du tiers, dès que vous sortez de la zone de saisie, les autres
champs du formulaire seront automatiquement complétés à l'identique de la
dernière opération saisie pour ce tiers.
On peut réaliser des virements entre comptes en sélectionnant dans les
catégories : Virement : nom du compte. La contre-opération sera
automatiquement créée dans l'autre compte. Si les deux comptes ne sont pas
dans la même devise Grisbi effectuera automatiquement la conversion.
6.4 Ventilation d'une opération
Ventiler une opération signifie répartir son montant entre plusieurs lignes
(par exemple, vos achats au super-marché peuvent se répartir entre les
catégories
Alimentation et Soins : Habillement). On peut aussi répartir une
somme sur la même catégorie mais avec des informations différentes dans le
champ Notes (si on désire par exemple mémoriser le détail d'une transaction).
Pour ce faire vous devez choisir la catégorie Opération ventilée puis
ensuite cliquer sur le bouton Ventilation qui apparaît lorsque l'on
quitte la zone de saisie de la Catégorie .
Si vous validez votre opération avec la touche <Entrée> sans cliquer sur ce
bouton, Grisbi ouvrira de lui-même la fenêtre de
ventilation à la place de la fenêtre des
opérations.
La saisie ligne par ligne des catégories, notes, montant, imputation budgétaire
et exercice des sommes à répartir se fait dans un formulaire situé dans la
partie inférieure de la fenêtre .
Les sommes déjà saisies seront affichées dans la partie supérieure de la
fenêtre .
La liste des comptes quant à elle est remplacée par une fenêtre indiquant le
montant déjà ventilé, le montant Non affecté restant à ventiler et en dessous le total de l'opération que vous ventilez
Il est possible d'inverser le sens (débit ou crédit) des sommes ventilées, mais
vous pouvez aussi tout simplement mettre un signe moins devant la somme si
celle-ci est en sens inverse du montant total.
Exemple : vous désirez ventiler votre salaire net entre le brut et les charges.
Celles-ci seront en négatif.
Lorsque le montant non affecté est égal à zéro vous pouvez valider en cliquant
sur Fermer, vous revenez alors à la fenêtre des opérations. Si ce montant
n'est pas égal à zéro, Grisbi le mémorise comme étant non affecté.
Une fois la fenêtre de ventilation fermée vous devez valider normalement
l'opération. Il est particulièrement important de penser à valider si vous
revenez modifier la ventilation d'une opération déjà enregistrée auparavant. A
l'inverse si votre ventilation ne vous plaît pas il vous suffit de ne pas
valider l'opération pour qu'elle ne soit pas enregistrée.
6.5 Modifier une opération
Pour modifier une opération il suffit de la sélectionner (avec un double clic ou
la touche <Entrée>) et elle s'affiche dans le formulaire de
saisie/modification. Il est alors possible de modifier toutes les informations
désirées.
Si l'opération a été rapprochée (voir chapitre 8), il est par contre impossible de modifier son
montant. Les autres champs restent modifiables.
Si vous avez réellement besoin de modifier le montant (mais si vous avez
rapproché ce ne devrait pas être le cas) il faut annuler le statut
Rapproché de l'opération en la sélectionnant à la souris ou avec les
flèches <Haut> et <Bas>, puis en appuyant sur la combinaison de touches
<Ctrl><R>.
Modifiez votre opération puis appuyez à nouveau sur les touches
<Ctrl><R>, sinon votre rapprochement deviendrait faux du montant
de cette opération.
Il va sans dire que cette opération est hautement déconseillée (elle sera
d'ailleurs probablement automatiquement désactivée dans une future version de
Grisbi si vous choisissez de faire une comptabilité du type association).
6.6 Supprimer une opération
C'est très simple : sélectionnez l'opération à la souris ou avec les flèches
<Haut> et <Bas>, puis appuyez sur la touche <Suppr>.
La suppression ne fonctionnera pas si :
- l'opération est rapprochée (il faut préalablement lui retirer le statut
Rapproché comme décrit dans le paragraphe Modification ci-dessus)
;
- l'opération est ouverte en modification. Il faut sortir du mode
modification au préalable. Utilisez la touche <Esc> pour ce faire.
Il vous est aussi possible de supprimer une ligne de ventilation de la même
façon et avec les mêmes restrictions.
6.7 Opération en devises
Grisbi est capable de gérer des opérations en devises, avec ou sans frais de
change.
Vous devez tout d'abord avoir créé la devise (voir le paragraphe
17.6).
Lors de la saisie de l'opération vous choisissez la devise dans laquelle
l'opération doit être enregistrée. Il y a deux cas de figure possibles.
Si la devise a été déclarée comme faisant partie de la zone Euro, Grisbi fait
automatiquement la conversion et ne vous demande pas s'il y a des frais de
change.
Si la devise n'est pas dans la zone Euro, son taux de change n'a pas été
enregistré et Grisbi vous le demande à ce moment ainsi que les frais
de change éventuels. Ils n'apparaîtront pas dans le montant converti mais seront
débités de votre compte. Vous pouvez aussi bien sûr les saisir en tant
qu'opération indépendante dans la catégorie Frais financiers : Frais
bancaires.
Si vous désirez entrer des frais de change pour une devise de la zone Euro, il
vous faut revenir sur cette opération en modification, cliquer sur le bouton
Change et saisir dans la fenêtre le montant des frais.
A noter que vous pouvez inverser le sens de la conversion (un euro vaut X
devises, ou bien une devise vaut X euros) en cliquant sur les flèches à droite
du nom de la devise. Vous pouvez ainsi entrer exactement le taux tel qu'il vous
est communiqué.
Si vous faites un virement entre comptes de devises différentes, Grisbi créera
la contre-opération dans la devise du compte de destination de façon automatique
si le taux de la devise est fixe, et sinon il vous demandera le taux avant de
passer l'écriture.
6.8 Nouveau tiers, nouvelle catégorie ou nouvelle imputation budgétaire
Pour créer un nouveau tiers, une nouvelle catégorie ou une nouvelle imputation
budgétaire pendant la saisie de l'opération, c'est très simple : il vous suffit
de saisir son nom dans la zone de liste déroulante, et Grisbi l'ajoutera
automatiquement à la liste. Vous pourrez ultérieurement faire toutes les
modifications nécessaires dans les onglets Tiers, Catégories et
Imputations budgétaires.
Attention : pour saisir une catégorie (ou une imputation budgétaire)
avec une sous-catégorie (ou sous-imputation), il faut respecter la syntaxe
catégorie : sous-catégorie (avec les deux points comme séparateur) sinon
Grisbi ne comprendra pas. De même si vous ajoutez une nouvelle sous-catégorie
(ou sous-imputation budgétaire) à une catégorie (ou imputation) existante.
Vous pouvez également créer un tiers, une catégorie ou une imputation budgétaire
directement dans leurs onglets respectifs.
6.9 Quelques mots sur un anglicisme trop répandu
On voit régulièrement dans les documentations, livres et autres articles,
publiés sur l'Internet et ailleurs, le mot complétion. Ceci est un
horrible anglicisme.
Que l'on assimile un mot anglais lorsque le mot français équivalent n'existe pas
peut se comprendre, encore que le néologisme intelligent me semble préférable.
Il ne s'agit bien sûr pas de tomber dans le ridicule de nos académiciens qui
traduisent mail par mèl et CD-Rom par cédérom. Passons sur leur manque
d'imagination alors qu'ils ont su par autrefois créer des mots comme disquette,
informatique et ordinateur, qui n'existent nulle part ailleurs!
Dans le cas précis du mot complétion un traducteur du Guide de
l'administration réseau sous linux, Editions O'Reilly, avait cru bien faire en
essayant de créer le mot complétement (avec un accent aigu) qui voulait
signifier action de compléter. L'initiative était louable mais ô combien
risquée... En effet lorsque l'on s'essaye à ce genre d'exercice de style, il est
prudent de maîtriser tous les rouages de la langue. Et en l'occurrence il existe
une règle dite la règle de l'alternance (page 56 du Bescherelle
Orthographe) 1 qui explique parfaitement le mécanisme de
changement d'accent entre un verbe et le substantif dérivé
2. Si ce malheureux
traducteur l'avait connue il n'aurait pas commis cet affreux barbarisme...
Et si avant toute chose ce traducteur avait eu l'idée de vérifier dans son
dictionnaire que le mot n'existait pas déjà...il aurait trouvé :
- complètement
- n.m. Action de compléter : le complètement
d'un livre.
Et j'ai bien pris soin de chercher ce mot dans le plus vieil exemplaire du
Larousse universel en ma possession, soit l'édition de 1949!
Donc adoptons sans aucun remords le mot complètement, et, puisque cette action
est automatique, allons sans crainte jusqu'à écrire auto-complètement, ce qui
est parfaitement compréhensible, intuitif et 100% français!
Cocorico!
Et puissent ces quelques lignes tordre définitivement le cou au mot complétion,
cette affreuseté non-permissable! ;-)8
- 1
- Si quelqu'un possède ce livre je serais très heureux
qu'il me fasse parvenir le texte exact de cette règle. Je ne l'ai
malheureusement plus...
- 2
- André Cianfarini, qui se définit lui-même comme un développeur autodidacte qui n'a jamais fini sa thèse de grammaire pour cause de relations passionnelles avec l'informatique me communique les précisions suivantes :
C'est un processus phonologique qui est à l'origine de ces
transformations ; pour simplifier, on pourrait le résumer ainsi :
un "e" fermé (l'avant-dernier "e" de "préférer" par exemple) devient un
"e" ouvert (l'avant-dernier "e" de "je préfère" par exemple) lorsque la
syllabe qui le suit est atone.