Toutes les options qui suivent sont accessibles par le menu
Configuration.
Cet onglet permet de configurer le comportement général de Grisbi
.
On peut y configurer :
- la fonction de la touche <Entrée> dans le formulaire (déplacement
entre les champs ou validation de l'opération) ;
- l'affichage ou non des messages d'alerte sur l'onglet Accueil pour
les dépassements des seuils mini des comptes ;
- l'affichage ou non des messages d'alerte lorsque les permissions du
fichier ne sont pas égales à 600 ;
- le titre du fichier (qui sera repris dans les états) et l'adresse commune.
Cette adresse est l'adresse par défaut de tous les comptes, sauf mention
contraire dans la configuration du compte (voir le paragraphe
7.1).
17.2 Fichiers
Cet onglet permet de définir la façon dont Grisbi utilise vos fichiers de
comptes.
On peut y configurer :
- le chargement automatique ou non du dernier fichier Grisbi utilisé (par
défaut Grisbi est configuré sans chargement automatique) ;
- l'enregistrement automatique ou non lors de la fermeture du fichier ou du
programme (par défaut Grisbi est configuré pour ne pas enregistrer
automatiquement) ;
- Grisbi permettant à plusieurs utilisateurs d'avoir accès au même fichier
(non pas simultanément mais successivement) il vous est possible de décider si
vous voulez forcer l'enregistrement ou si vous voulez ne pouvoir enregistrer que
si le fichier n'est pas utilisé par un autre utilisateur ;
- la possibilité de faire une sauvegarde (au cas où ...)
automatiquement ;
- lorsque cette possibilité est activée, l'indication du chemin d'accès de
la sauvegarde ;
- Grisbi mémorise les derniers fichiers ouverts et les affiche dans le menu
Fichier/Derniers fichiers. Vous pouvez définir le nombre de fichiers
mémorisés ;
- le fichier de comptes de Grisbi est en XML et vous pouvez choisir le taux
de compression du fichier ;
- vous pouvez aussi choisir ce taux pour la sauvegarde.
Il faut savoir que la compression permet d'avoir un fichier moins volumineux
mais qu'il n'est plus lisible avec un éditeur de texte.
17.3 Échéances
On peut configurer dans cet onglet le nombre de jours de rappels avant l'échéance
d'une opération planifiée manuelle. Par défaut cette valeur est fixée à zéro
.
17.4 Affichage
Cet onglet
est très important puisqu'il permet de définir toutes les préférences
d'affichage dans Grisbi.
17.4.1 Choix des polices
Les deux boutons situés en haut de la partie gauche de la fenêtre ont des
fonctions similaires. Le premier ouvre une boîte de dialogue permettant de modifier la fonte des
listes déroulantes et le deuxième ouvre la même boîte de dialogue mais cette
fois-ci pour la modification de toutes les autres polices. Gtk ne gère en effet
pas de la même façon les listes déroulantes et les autres éléments graphiques.
17.4.2 Choix du logo
Ensuite on trouve un bouton ouvrant une fenêtre permettant de changer le logo affiché dans la page
d'accueil de Grisbi (et de le rétablir avec le bouton Remise à zéro quand
on en a marre de faire joujou avec ça...). Cette option est surtout intéressante
pour les trésoriers d'associations (ou assimilés) qui pourront ainsi imprimer
des états avec le logo de leur association au lieu de celui de Grisbi.
De plus il vous est possible d'associer un logo différent à chaque
fichier de compte.
17.4.3 Ordre d'affichage des comptes
En dessous se trouve la zone où on peut définir l'ordre d'affichage des comptes
dans la liste des comptes. Il faut sélectionner un compte et le déplacer avec
les flèches Haut et Bas, ou juste le déplacer avec la souris.
17.4.4 Configuration de l'affichage des informations d'une
opération
Dans la partie centrale on trouve sous forme de cases à cocher la liste des
champs relatifs aux opérations qui seront affichés dans le formulaire de
saisie, selon le mode d'affichage sélectionné avec la barre d'icônes de
l'onglet Opérations :
- Afficher le numéro de l'opération éditée : le numéro de l'opération
est un numéro du mode compteur généré par Grisbi. Pour vous permettre de
retrouver instantanément la pièce comptable correspondant à une opération donnée
vous pouvez afficher cette information et la reporter sur votre pièce comptable
(et bien évidemment la classer ensuite selon ce numéro) ;
- Afficher la date de valeur des opérations : les banques ont la
détestable habitude 1 de faire traîner plusieurs jours les
chèques que vous déposez. Et aussi de classer vos relevés par rapport à cette
date de valeur. Grisbi vous permet de la saisir dans un champ spécifique et de
l'utiliser pour le tri des opérations (voir ci-après) ;
- Utiliser les exercices : si vous voulez distinguer vos opérations
dans vos états non par rapport à la date sous laquelle vous les enregistrez mais
par rapport à la période comptable à laquelle elles appartiennent réellement,
utilisez les exercices (voir le paragraphe 17.8 pour la
configuration et le paragraphe 18.8 pour l'intérêt
d'utiliser les exercices) ;
- Utiliser les imputations budgétaires : si vous voulez faire une
comptabilité précise vous avez intérêt à utiliser les imputations budgétaires.
Si ce que vous faisiez jusqu'à maintenant vous convient et que vous n'avez pas
envie de vous casser la tête ne cochez pas cette case. En tout état de cause
prenez la peine de lire le paragraphe consacré à ce sujet
(voir le chapitre 12) ;
- Utiliser l'entrée des pièces comptables : vous permet de saisir
un numéro de pièce comptable (numéro de votre facture de téléphone, ou
autre). Il s'agit d'enregistrer dans Grisbi le numéro qui est sur votre facture,
et non l'inverse comme dans le premier cas ;
- Utiliser l'entrée des informations Banque/Guichet : si vous recevez
beaucoup de chèques Grisbi vous permet (moyennant la création d'un compte
Chèques à l'encaissement (voir le paragraphe 18.6) de
pouvoir imprimer directement votre bordereau de remise de chèques (prévu
pour la prochaine version). Il vous faudra indiquer dans cette zone du
formulaire de saisie le nom de la banque et du guichet du chèque que vous
encaissez afin que le bordereau soit correctement créé. Vous pouvez ausi
utiliser ces informations même si vous ne comptez pas imprimer de bordereau de
remise ;
- Afficher les boutons Valider et Annuler l'opération : si vous êtes
un adepte du cliquodrome cochez cette case. Si vous voulez gagner une ligne à
l'affichage décochez-la.
17.4.5 Affichage dans les onglets Tiers, Catégories ou
Imputations budgétaires
- Devise : la devise utilisée pour afficher les montants dans ces
différents onglets peut être différente de celle utilisée dans les comptes ;
- Afficher le nombre d'écritures : si cette case est cochée le nombre
d'écritures s'affiche entre parenthèses après chaque libellé dans ces onglets.
17.4.6 Tri de la liste d'opérations
Les deux boutons radio vous permettent de choisir un affichage soit par date de
valeur (si vous avez décidé d'utiliser cette information) soit par date
d'opération.
17.5 Appelette
On choisit dans cet onglet d'utiliser ou non l'appelette (on peut la démarrer
directement dans le menu de Gnome : Ajouter applet/Utilitaires du
panel). Il faut ensuite indiquer le ou les fichiers de comptes à vérifier au
démarrage d'une session en cliquant sur le bouton Ajouter.
Vous pouvez dans cet onglet ajouter ou supprimer des devises, et leur
attribuer le symbole que vous souhaitez. Par exemple si votre système le permet
vous pouvez saisir <AltGr><e> pour l'euro. Vous pouvez aussi indiquer si
les devises passeront à l'Euro lorsque vous choisirez de basculer la tenue d'un
compte dans cette monnaie.
Vous pouvez également enregistrer le taux de change de cette devise.
Si vous essayez de supprimer une devise utilisée dans un compte, Grisbi
refusera.
Si la devise que vous créez n'est pas dans la zone Euro, il vous suffit de
décocher l'option, et Grisbi ne vous permettra pas de saisir un taux de change
fixe. Ce taux vous sera demandé à chaque opération enregistrée dans cette
devise.
17.6.1 Les taux de conversion internes dans la zone Euro
Pour information, le tableau ci-dessous reprend les taux de conversion en Euro
des monnaies participantes. Depuis le 1er janvier 1999, ces taux sont fixés de
manière définitive et irrévocable. Le tableau exprime la valeur de 1 Euro dans
chaque monnaie. Cette valeur se compose d'une séquence de six chiffres
significatifs (par exemple : 1 EUR = xx,xxxx BEF).
Devise |
Abréviation |
Taux |
Franc belge |
BEF |
40,3400 |
Schilling autrichien |
ATS |
13,7603 |
Mark allemand |
DEM |
1,95583 |
Peseta espagnole |
ESP |
166,386 |
Mark finlandais |
FIM |
5,94573 |
Franc français |
FRF |
6,55957 |
Livre irlandaise |
IEP |
0,78756 |
Lire italienne |
ITL |
1936,27 |
Franc luxembourgeois |
LUF |
40,3399 |
Florin néerlandais |
NLG |
2,20371 |
Escudo portugais |
PTE |
200,482 |
Drachme grecque |
GRD |
340,750 |
Vous pouvez ici ajouter
ou supprimer des établissements bancaires et saisir un certain nombre
d'informations (nom, adresse, etc.) et également le code banque (c'est celui qui
sera affiché dans les propriétés du compte).
17.8 Exercices
Cet onglet se
divise en trois parties :
- à gauche :
- la liste des exercices ;
- un bouton pour ajouter un exercice ;
- un bouton pour supprimer l'exercice sélectionné dans la liste ;
- un bouton pour attribuer automatiquement un exercice à toutes les
opérations qui en sont dépourvues en fonction de la date de l'opération. C'est
le bouton magique pour un fichier importé d'une ancienne version (ou au
format QIF) ;
- à droite en haut la zone de modification de l'exercice sélectionné dans la
liste. Vous pouvez y saisir :
- le nom de l'exercice (aucune contrainte, vous pouvez inventer ce que
vous voulez : par exemple 2002, 2003, mais aussi 2002-2003 ou encore 2002-07) ;
- les dates de début et de fin de l'exercice. Attention à ne pas faire
chevaucher les exercices ;
- une case à cocher pour afficher l'exercice dans la liste du formulaire de
saisie des opérations. Vous pouvez ainsi désactiver l'affichage des anciens
exercices. Si vous rappelez dans le formulaire de saisie des opérations une
opération dont l'exercice n'est plus affiché la mention Non affiché
apparaîtra à la place du libellé de l'exercice ;
- deux boutons Appliquer et Annuler. N'oubliez pas de valider
ici les modifications apportées à un exercice sinon vous les perdriez même si
vous validez avec le bouton général ;
- à droite en bas la configuration de la saisie automatique des exercices
(ces choix sont bien sûr modifiables manuellement pendant la saisie) comportant
deux cases à cocher :
- Affichage automatique selon la date signifie que l'exercice sera
celui correspondant à la date de l'opération. C'est le cas le plus courant et
c'est le choix par défaut ;
- Affichage du dernier exercice choisi : option très utile
pendant la période suivant la fin d'un exercice, où vous êtes susceptible
d'enregistrer souvent des opérations concernant l'exercice précédent. Dans ce
cas Grisbi vous proposera par défaut l'exercice saisi pour l'opération
précédente.
17.9 Modes de paiement
Cet onglet vous permet
de configurer les différents modes de paiement disponibles dans Grisbi compte
par compte, et donc apparaissant dans la liste déroulante du formulaire de
saisie des opérations. Il permet également de définir leur ordre d'affichage
pendant les opérations de rapprochement.
17.9.1 Modes de paiement disponibles dans les
comptes
C'est la partie gauche de l'onglet. Vous voyez ici la liste de tous vos comptes
(dans l'ordre où ils ont été créés et non celui où ils sont affichés) précédés
d'un (+). Un clic sur ce (+) ou un double clic sur le nom du compte ouvre ou
referme la liste des catégories d'opérations disponibles :
- débit : précédé de (+) ;
- crédit : précédé de (+) ;
- virement : un virement bancaire peut être entrant ou sortant. Ce mode doit
donc être proposé tant au débit qu'au crédit. Grisbi considère qu'il est neutre.
Par ailleurs le bouton Ajouter est devenu actif (en fait il le devient
dès qu'un compte est sélectionné) ce qui vous permet d'ajouter un
nouveau mode de paiement. Nous allons voir plus loin les détails de cet ajout.
Si vous cliquez sur le signe (+) placé devant débit ou crédit (ou
si vous double-cliquez sur ces mots) vous déroulerez la liste des modes
de paiement disponibles pour ces comptes. Vous constaterez que l'un d'eux
est suivi d'une croix dans la colonne Défaut, ce qui veut logiquement
dire qu'à chaque nouvelle opération dans ce compte la liste des modes
de paiement sera positionnée par défaut sur ce mode.
Si vous cliquez maintenant sur un des modes de paiement vous constatez que
la partie centrale de l'onglet affiche un certain nombre de renseignements sur
ce mode:
- Nom : C'est le nom du mode de paiement, que vous pouvez modifier à
volonté. Attention cependant à la longueur ;
- une case à cocher Peut entrer des données supplémentaires : Si
vous cochez cette case (elle l'est d'ailleurs par défaut pour le mode
Chèques) une zone de saisie nommée n° chèque/virement apparaîtra à
la suite de la liste déroulante des modes de paiement dans le formulaire de
saisie des opérations. Vous pourrez saisir dans cette zone toute indication
relative à ce mode de paiement (numéro de chèque bien sûr mais aussi toute
autre information comme par exemple, pour une opération par carte bancaire, le
titulaire de la carte si vous êtes plusieurs à utiliser une carte sur ce
compte) ;
- une case à cocher Numérotation automatique suivie d'une zone de
saisie. Si vous cochez cette case Grisbi incrémentera automatiquement la
numérotation du contenu de la zone de saisie nommée n° chèque/virement
du formulaire de saisie des opérations. L'application évidente de cette
fonctionnalité est la numérotation automatique des chèques, mais tous les modes
de paiement peuvent bénéficier de cette option. À vous d'imaginer ce que vous
pouvez en faire (vous pouvez numéroter automatiquement vos remises de chèques,
par exemple) ;
- la zone de saisie qui suit vous permet d'initialiser la numérotation
automatique. Grisbi vous permet même de codifier votre numérotation en
alpha-numérique, seul le suffixe numérique sera alors incrémenté ;
- une liste déroulante vous permettant de définir le classement de ce mode
de paiement : débit, crédit ou neutre (en général les virements sont neutres
mais vous pouvez en inventer d'autres) ;
- une case à cocher Par défaut vous permet de décider que ce mode
sera proposé par défaut pour ce compte dans le formulaire de saisie. La croix
dans la colonne Défaut change alors de place pour s'afficher à la suite
du nouveau mode par défaut. Les débits et les crédits ont chacun un mode par
défaut. Si vous ne cochez aucun mode le choix par défaut sera le virement.
Par ailleurs le bouton Supprimer est lui aussi devenu actif.
Attention, Grisbi ne vous demandera pas de confirmation et il n'est pas possible
de revenir en arrière! La seule solution est de cliquer sur le bouton
Fermer de la fenêtre de configuration et donc vous perdrez toutes les
autres modifications que vous auriez éventuellement faites. N'hésitez donc pas à
utiliser le bouton Appliquer dès que vous êtes sûr de ce que vous avez
fait.
La dernière case à cocher Afficher toujours tous les modes dans le
formulaire permet de forcer l'affichage dans la liste déroulante de tous les
modes de paiement du compte sélectionné. Si elle n'est pas cochée la liste
déroulante du formulaire de saisie des opérations n'affichera que les modes de
débit ou de crédit en fonction de la zone où le montant a été saisi. Bien
évidemment les modes neutres seront affichés dans tous les cas.
17.9.2 Création d'un nouveau mode de paiement
Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau mode
de paiement. Le bouton Ajouter devient actif. Cliquez dessus.
Un nouveau mode (appelé Nouveau) apparaît à la fin de la liste des modes
(après Virement). Cliquez sur ce mode et la partie centrale devient
active. Il vous suffit de paramétrer ce nouveau mode (à commencer par son
classement) tel qu'expliqué ci-dessus.
17.9.3 Ordre d'affichage des modes de paiement pendant les rapprochements
La partie droite vous permet de configurer compte par compte l'ordre d'affichage
des opérations pendant un rapprochement. En effet, chaque banque a des habitudes
différentes. Sur vos relevés bancaires, les opérations peuvent être classées
par ordre chronologique croissant ou par mode de paiement : les virements en
premier, ou bien les chèques, etc. Pour que vos opérations soient classées
exactement dans le même ordre que sur vos relevés, Grisbi vous propose de
configurer cet affichage.
Sélectionnez un compte dans la liste de gauche. Les boutons radio deviennent
actifs et vous voyez apparaître une liste de modes de paiement (grisée). C'est
la liste des modes de paiement que vous avez définis pour le compte.
Vous pouvez modifier l'ordre dans lequel Grisbi va afficher les opérations
pendant les rapprochements de la façon suivante:
- les boutons radio permettent de laisser Grisbi trier les opérations
selon leur date, ou bien d'utiliser un ordre personnalisé des modes de paiement
;
- si vous avez choisi le tri par mode de paiement la liste devient active.
Pour modifier l'ordre dans cette liste, sélectionnez un mode, et utilisez les
boutons Haut et Bas pour le déplacer, ou tirez-le avec la souris ;
- la dernière case à cocher concerne le traitement des modes neutres
(virements). Vous pouvez décider qu'ils seront soit regroupés, soit séparés
en débit et en crédit.
17.10 Informations affichées
Cet onglet vous permet de personnaliser totalement l'affichage des
opérations dans leur onglet.
Vous pouvez définir :
- les informations qui seront affichées ou non dans la fenêtre (et
non dans le formulaire comme pour l'onglet Affichage) ;
- l'emplacement (ligne et colonne) où elles seront affichées ;
- la largeur des colonnes ;
- la portée (locale ou globale) des icônes d'affichage ;
- les lignes qui s'affichent quand vous cliquez sur
les icônes situées en haut de l'onglet Opérations.
17.10.1 Informations afichées
La partie supérieure de l'onglet représente l'affichage d'une opération,
avec les titres des colonnes et leur contenu. La partie médiane comporte
autant de boutons que d'informations disponibles pour une opération. Les
boutons enfoncés correspondent aux informations affichées.
Si vous cliquez sur un bouton enfoncé l'information correspondante
disparait de la zône d'affichage, et le bouton redevient "non enfoncé".
Si vous cliquez sur un bouton non enfoncé l'information correspondante
va s'afficher dans la première cellule disponible du tableau (en commençant
en haut et à gauche) et le bouton reste enfoncé.
Si l'emplacement d'une information ne vous convient pas, il vous suffit
de la sélectionner avec un clic gauche (le curseur se transforme en une
très jolie croix rose), puis sans la relacher vous la tirez jusqu'à la
nouvelle cellule.
À noter que le titre d'une colonne reprend le libellé de l'information
située sur la première ligne, bien que cela n'apparaisse pas dans le
tableau.
17.10.2 Largeur des colonnes
Si vous positionnez le curseur de votre souris sur le séparateur de colonnes
dans la barre de titre du tableau, il se transforme en double flèche, et vous
pouvez, avec un clic gauche maintenu, déplacer ce séparateur. Vous
pouvez ainsi redimmensionner toutes les colonnes.
Si vous cochez la case Ajuster la taille de colonnes selon le
tableau ci-dessus, ce redimmensionnement sera appliqué à l'onglet
opérations. En prenant la précaution de vous positionner dans cet onglet
avant de commencer la configuration, et en cliquant sur le bouton
Appliquer, vous pourrez constater les effets de vos
modifications.
17.10.3 La portée des icônes
Les icônes
permettant d'afficher les opérations sur une ou plusieurs lignes,
et les icônes
et
permettant respectivement d'afficher toutes les opérations ou seulement les
opérations non rapprochées,
affectent normalement globalement tous les comptes de votre fichier.
Vous pouvez cependant vouloir qu'un compte soit toujours affiché sur une ligne
avec les opérations rapprochées visibles, alors qu'un autre sera affiché
sur 3 lignes sans les opérations rapprochées. C'est possible en cochant
la case Retenir les caractéristiques de l'affichage séparément
pour chaque compte.
17.10.4 Affichage des lignes
Les opérations peuvent s'afficher au choix sur une, deux, trois ou
quatre lignes. De plus,vous pouvez choisir sur quelle ligne se trouvent
les informations relatives à une opération. Il est donc logique que vous
puissiez définir également comment les lignes s'affichent quand vous
sélectionnez un mode d'affichage sur une ou plusieurs lignes.
Bien évidemment l'affichage pour quatre lignes n'est pas
configurable...
À noter que vous pouvez décider qu'un affichage sur une ligne affichera
la troisième ligne, l'affichage sur deux lignes la quatrième et la
deuxième, etc. Vous pourriez avoir besoin d'un affichage de ce genre
pour une recherche précise, par exemple, donc c'est faisable.
Et si au bout d'un moment vous en avez assez de faire joujou avec les
possibilités infinies de la configuration de l'affichage des opérations,
cliquez sur le bouton Rétablir les réglages par défaut...
- 1
- totalement injustifiée depuis la disparition des
chambres de compensation due à l'informatisation totale de cette activité, mais
c'est une autre histoire... Et puis ça peut tout simplement être vous (ou vos
créanciers) qui tardez à déposer un chèque