Resumen
Esta sección dará una introducción breve a las funciones de hoja de cálculos de OpenOffice.org Calc. Se da por sentado que Usted sabe la razón por la cual desea utilizar una hoja de cálculos y no se profundizará en consideraciones específicas de la aplicación (contabilidad, financiera, simulación, etc.).
Para lanzar OpenOffice.org Calc seleccione + → en el menú principal. También puede abrirlo desde la pantalla de cualquier otra aplicación OpenOffice.org, seleccionando + → en el menú, lo cual abrirá una hoja de cálculos en blanco de OpenOffice.org Calc.
La primera vez que lance OpenOffice.org Calc, aparecerá un diálogo que le pregunta si prefiere utilizar el formato Microsoft® o el formato OpenOffice.org para guardar sus archivos.
Su decisión dependerá si planifica intercambiar un montón de archivos con gente que utiliza sólo herramientas Microsoft®. Si este es el caso, haga clic sobre el botón , pero tenga presente que no está soportado perfectamente. Note también que este es sólo el formato predeterminado el cual siempre se puede cambiar utilizando el Filtro en el diálogo Guardar como.
Esta es la barra de formato estándar que todas las aplicaciones de OpenOffice.org usan y sirve para cambiar tipografías, colores, alineación, etc. de los datos de la aplicación.
Utilícela para introducir, editar, o eliminar fórmulas dentro de las celdas.
Es donde Usted ingresa los datos en la hoja de cálculos: números, fechas, fórmulas, imágenes, etc.
Al hacer clic sobre
este área pequeña, en la esquina superior izquierda del Área de
trabajo, se seleccionarán todas las celdas
de una vez. Esto es útil cuando Usted necesita realizar
cambios que son “globales” a la hoja de
cálculos. Por ejemplo, cambiar todos los tamaños de las
tipografías a 10pts
(puntos).
Un documento de hoja de cálculos puede tener más de una hoja. Utilice estos botones para navegar con facilidad entre las distintas hojas de la hoja de cálculos. También puede usar las pestañas para cambiar entre las hojas.
Las secciones siguientes exploran funciones básicas tales como ingresar datos y fórmulas en la hoja de cálculos y añadir gráficos para representar a dichos datos. Se utiliza como ejemplo los números de gastos y ventas de una empresa imaginaria. Consulte Sección 2.3, “Yendo más lejos”, para más información acerca de como aprovechar OpenOffice.org Calc por completo.
Para ingresar datos en una celda navegue hasta dicha celda y teclee los datos en la misma, presionando la tecla Intro cuando termine.
La característica de compleción automática simplifica la entrada de datos “adivinando” el valor de la próxima celda usando como base el valor de la celda corriente. Esto funciona para cualquier tipo de dato que se pueda asociar a una serie simple de números enteros.
Para usar la compleción automática, ponga su ratón sobre el “asa” de la celda (el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina inferior derecha de la celda), haga clic sobre el mismo y arrastre el ratón. Una ayuda emergente mostrará los valores de la celda (ver Figura 3.3, “Simplificando la entrada de datos usando la compleción automática”). Suelte el botón del ratón cuando se muestre el valor final deseado.
También se pueden clasificar los datos en las celdas según criterios diferentes. Seleccione las celdas que desea clasificar y luego abra el diálogo de opciones de clasificación eligiendo → en el menú. Especifique el criterio de clasificación, el orden y opciones adicionales y haga clic sobre para clasificar las celdas.
Las fórmulas se pueden utilizar
para “automatizar” la hoja de cálculos permitiéndole,
por ejemplo, realizar simulaciones complejas. Dentro de las
celdas, las fórmulas se definen precediendo a todos los datos de
la celda con el signo =
. Cualquier otra cosa se
trata como datos “estáticos”.
Las operaciones se
expresan utilizando notación algebraica convencional. Por ejemplo
=3*A25+4*(A20+C34/B34)
divide el valor en la
celda C34
por el valor en la celda
B34
, añade el valor en A20
al resultado, multiplica eso por 4
y suma eso a
3
veces el valor en la celda
A25
. Por lo tanto, se pueden realizar
expresiones algo complejas, usando expresiones más simples como
base.
OpenOffice.org Calc brinda un montón de funciones predefinidas que Usted puede utilizar en sus fórmulas, puede explorarlas eligiendo → en el menú.
Cuando una hoja de cálculos contiene mucha información se vuelve difícil entender cómo se relacionan los datos entre sí: muchos números y poco significado. La mejor manera de representar este tipo de datos es por medio de un diagrama.
Como con todas las funciones de análisis de datos, debe seleccionar la región que pretende mostrar en el diagrama. Entonces, seleccione un rango de celdas y luego seleccione → en el menú para invocar al asistente de diagramas.
Haga sus selecciones para el tipo de diagrama, variante, título, títulos de los ejes, etc. y luego haga clic sobre el botón para crear e insertar el diagrama en la hoja de cálculos (ver Figura 3.4, “Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos”).
Si desea aprender más acerca del uso de OpenOffice.org Calc, debería consultar la clase disponible en el sitio web Tutorials for OpenOffice (en inglés) y en el sitio web de la lista de documentación sobre OpenOffice en castellano.
Tampoco
dude en consultar la ayuda incorporada de OpenOffice.org Calc que se
puede acceder eligiendo → en
el menú, o presionando la tecla F1. Allí debería
encontrar respuesta a sus preguntas.