2. Hoja de cálculos

Resumen

Esta sección dará una introducción breve a las funciones de hoja de cálculos de OpenOffice.org Calc. Se da por sentado que Usted sabe la razón por la cual desea utilizar una hoja de cálculos y no se profundizará en consideraciones específicas de la aplicación (contabilidad, financiera, simulación, etc.).

2.1. OpenOffice.org Calc

2.1.1. Comenzando

Para lanzar OpenOffice.org Calc seleccioneOficina+Hoja de cálculosOpenOffice.org Calc en el menú principal. También puede abrirlo desde la pantalla de cualquier otra aplicación OpenOffice.org, seleccionando Archivo+NuevoHoja de cálculo en el menú, lo cual abrirá una hoja de cálculos en blanco de OpenOffice.org Calc.

La primera vez que lance OpenOffice.org Calc, aparecerá un diálogo que le pregunta si prefiere utilizar el formato Microsoft® o el formato OpenOffice.org para guardar sus archivos.

Su decisión dependerá si planifica intercambiar un montón de archivos con gente que utiliza sólo herramientas Microsoft®. Si este es el caso, haga clic sobre el botón Use el formato de archivo Microsoft ® Excel, pero tenga presente que no está soportado perfectamente. Note también que este es sólo el formato predeterminado el cual siempre se puede cambiar utilizando el Filtro en el diálogo Guardar como.

2.1.2. La interfaz

Figura 3.2. La ventana principal de OpenOffice.org Calc

La ventana principal de OpenOffice.org Calc

Barra de formato

Esta es la barra de formato estándar que todas las aplicaciones de OpenOffice.org usan y sirve para cambiar tipografías, colores, alineación, etc. de los datos de la aplicación.

Barra de fórmulas

Utilícela para introducir, editar, o eliminar fórmulas dentro de las celdas.

Área de trabajo

Es donde Usted ingresa los datos en la hoja de cálculos: números, fechas, fórmulas, imágenes, etc.

Seleccionar todo

Al hacer clic sobre este área pequeña, en la esquina superior izquierda del Área de trabajo, se seleccionarán todas las celdas de una vez. Esto es útil cuando Usted necesita realizar cambios que son “globales” a la hoja de cálculos. Por ejemplo, cambiar todos los tamaños de las tipografías a 10pts (puntos).

Botones y pestañas para navegar por las hojas

Un documento de hoja de cálculos puede tener más de una hoja. Utilice estos botones para navegar con facilidad entre las distintas hojas de la hoja de cálculos. También puede usar las pestañas para cambiar entre las hojas.

2.2. Usando la hoja de cálculos

Las secciones siguientes exploran funciones básicas tales como ingresar datos y fórmulas en la hoja de cálculos y añadir gráficos para representar a dichos datos. Se utiliza como ejemplo los números de gastos y ventas de una empresa imaginaria. Consulte Sección 2.3, “Yendo más lejos”, para más información acerca de como aprovechar OpenOffice.org Calc por completo.

2.2.1. Ingresando datos

Para ingresar datos en una celda navegue hasta dicha celda y teclee los datos en la misma, presionando la tecla Intro cuando termine.

La característica de compleción automática simplifica la entrada de datos “adivinando” el valor de la próxima celda usando como base el valor de la celda corriente. Esto funciona para cualquier tipo de dato que se pueda asociar a una serie simple de números enteros.

Figura 3.3. Simplificando la entrada de datos usando la compleción automática

Simplificando la entrada de datos usando la compleción automática

Para usar la compleción automática, ponga su ratón sobre el “asa” de la celda (el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina inferior derecha de la celda), haga clic sobre el mismo y arrastre el ratón. Una ayuda emergente mostrará los valores de la celda (ver Figura 3.3, “Simplificando la entrada de datos usando la compleción automática”). Suelte el botón del ratón cuando se muestre el valor final deseado.

También se pueden clasificar los datos en las celdas según criterios diferentes. Seleccione las celdas que desea clasificar y luego abra el diálogo de opciones de clasificación eligiendo DatosOrdenar en el menú. Especifique el criterio de clasificación, el orden y opciones adicionales y haga clic sobre Aceptar para clasificar las celdas.

[Sugerencia] Sugerencia

Asegúrese que también selecciona las columnas y filas que actúan como “encabezados” para los datos para que los mismos “sigan” el orden de clasificación de los datos.

2.2.2. Añadiendo fórmulas

Las fórmulas se pueden utilizar para “automatizar” la hoja de cálculos permitiéndole, por ejemplo, realizar simulaciones complejas. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen precediendo a todos los datos de la celda con el signo =. Cualquier otra cosa se trata como datos “estáticos”.

Las operaciones se expresan utilizando notación algebraica convencional. Por ejemplo =3*A25+4*(A20+C34/B34) divide el valor en la celda C34 por el valor en la celda B34, añade el valor en A20 al resultado, multiplica eso por 4 y suma eso a 3 veces el valor en la celda A25. Por lo tanto, se pueden realizar expresiones algo complejas, usando expresiones más simples como base.

OpenOffice.org Calc brinda un montón de funciones predefinidas que Usted puede utilizar en sus fórmulas, puede explorarlas eligiendo InsertarFunción en el menú.

2.2.3. Diagramas: Explicando los datos de manera más simple

Cuando una hoja de cálculos contiene mucha información se vuelve difícil entender cómo se relacionan los datos entre sí: muchos números y poco significado. La mejor manera de representar este tipo de datos es por medio de un diagrama.

Como con todas las funciones de análisis de datos, debe seleccionar la región que pretende mostrar en el diagrama. Entonces, seleccione un rango de celdas y luego seleccione InsertarDiagrama... en el menú para invocar al asistente de diagramas.

Haga sus selecciones para el tipo de diagrama, variante, título, títulos de los ejes, etc. y luego haga clic sobre el botón Crear para crear e insertar el diagrama en la hoja de cálculos (ver Figura 3.4, “Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos”).

Figura 3.4. Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos

Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos

[Sugerencia] Sugerencia

Los diagramas están “vivos” en la hoja de cálculos, lo cual significa que cuando Usted cambia datos en una celda que pertenece a un diagrama, se actualizará automáticamente el diagrama.

[Sugerencia] Sugerencia

Si hace doble clic y luego clic derecho sobre un diagrama insertado aparece un menú con opciones para cambiar muchos parámetros del diagrama.

2.3. Yendo más lejos

Si desea aprender más acerca del uso de OpenOffice.org Calc, debería consultar la clase disponible en el sitio web Tutorials for OpenOffice (en inglés) y en el sitio web de la lista de documentación sobre OpenOffice en castellano.

 Tampoco dude en consultar la ayuda incorporada de OpenOffice.org Calc que se puede acceder eligiendo AyudaAyuda de OpenOffice.org en el menú, o presionando la tecla F1. Allí debería encontrar respuesta a sus preguntas.