Ce chapitre regroupe un certain nombre d'astuces pouvant vous permettre
d'utiliser Grisbi de façon encore plus efficace.
18.1 Les tiers et les catégories
Les utilisateurs de logiciels de comptabilité personnelle font parfois
l'amalgame entre tiers et catégorie.
La distinction de base est simple :
- le tiers est celui avec qui on a la relation financière (un fournisseur ou un client) ;
- la catégorie définit les raisons de cette relation.
En gros, qui et pourquoi...
Bien sûr si vous changez de fournisseur sans cesse, vous pouvez créer un
fournisseur générique (ex: Station-service) mais votre comptabilité sera
moins précise.
Outre ces tiers, peuvent aussi exister ceux que l'on pourrait appeler des
tiers financiers.
Exemple : vous faites un virement de compte à compte. Dans ce cas il est
intéressant de créer un tiers spécifique pour ce genre d'opération, par exemple
Alimentation des comptes d'épargne, ou bien Remise de chèques
(voir ci-après) ou encore Régularisation d'avances.
Ceci vous permettra ultérieurement une analyse plus fine de vos finances.
De plus l'auto-complètement vous permet de saisir ultérieurement une opération
du même type beaucoup plus facilement.
18.2 Imputations comptables et budgétaires
Grisbi, contrairement aux autres logiciels du même type, vous permet de faire la
distinction entre les imputations comptables et budgétaires. Mais uniquement si
vous le souhaitez.
Pour que vous puissiez décider en connaissance de cause si vous voulez ou non
utiliser cette fonctionnalité, définissons ces deux termes.
Une imputation comptable (nommée Catégorie dans Grisbi) définit la nature
de l'opération : frais de transport, d'alimentation, ...
Une imputation budgétaire définit la fonction de l'opération : il s'agit du
travail, de la vie courante, des vacances, d'un projet d'aménagement...
En gros, quoi et pourquoi...
Cette information complémentaire à celle de l'imputation comptable vous permet
de mieux appréhender vos flux financiers, sans pour autant vous surcharger en
catégories et sous-catégories. Prenons un exemple : vous voulez savoir combien
vous ont coûté vos vacances.
Avec un autre logiciel vous devriez créer une sous catégorie dans
Alimentation qui s'appellerait Vacances. Idem dans
Transports, dans Logement, etc.
Dans Grisbi vous allez simplement créer une imputation budgétaire
Vacances et chacune de vos dépenses sera enregistrée dans sa catégorie
normale (Alimentation : Epicerie ou Transport : Péage) avec en
plus l'imputation budgétaire Vacances. Vous pouvez même aller plus loin
et créer des sous-imputations budgétaires Vacances : d'été et
Vacances : d'hiver. Dans l'onglet des Imputations budgétaires vous
verrez d'un seul coup d'oeil combien vous ont coûté vos vacances, et
éventuellement avec un sous-total par vacances d'été et d'hiver. Et bientôt
vous pourrez utiliser ces informations pour votre budget.
Si vous trouvez tout ça trop compliqué et préférez faire comme avant, ne vous
affolez pas ! Vous avez juste à désactiver l'affichage des imputations
budgétaires dans le menu Edition/Paramètres/Formulaire de saisie d'opération
et vous n'entendrez plus parler des imputations budgétaires...
Par défaut, les imputations budgétaires ne sont pas affichées.
Et la liste des catégories intégrée par défaut dans Grisbi contient de toutes
façons les sous-catégories Vacances ;-).
18.3 Virements internes et externes
Le mot virement recouvre deux notions fort différentes et il est sans
doute nécessaire de faire une petite mise au point. Nous distinguerons les
virements externes et les virements internes.
Les virements externes
: Ce sont les virements que votre banque
effectue vers ou de votre compte. Ils peuvent être entrants (exemple : votre
employeur donne l'ordre à votre banque de vous virer le montant de votre
salaire) ou sortants (exemple : vous donnez l'ordre à votre banque de faire un
virement Swift pour payer une facture à l'étranger).
Il s'agit d'un type d'opération assimilable à un chèque.
Les virements internes
: Ce sont des transferts entre vos différents
comptes de Grisbi, et qui n'ont pas forcément d'équivalent en banque. Prenons
quelques exemples :
- si vous avez décidé d'utiliser un compte de caisse, lorsque vous faites un
retrait d'espèces à la banque, vous saisissez dans Grisbi un virement vers le
compte de caisse, mais le type d'opération est Retrait ;
- si vous utilisez un compte d'avances, lorsque vous établissez ou recevez
un chèque de remboursement vous enregistrez un virement interne bien que le type
d'opération soit Chèque ;
- si vous utilisez un compte de passif pour gérer un emprunt, le prélèvement
mensuel effectué par votre banque est enregistré en tant que virement interne de
votre compte bancaire vers votre compte de passif, mais en tant que type
Prélèvement.
Par contre, si vous n'utilisez aucun de ces comptes et que votre fichier
comporte uniquement un compte courant et un compte d'épargne, alors les
virements internes et externes ont toutes les chances de correspondre aux mêmes
opérations, à savoir un virement de l'un des comptes vers l'autre. Ce sera bien
une opération du type Virement, et vous l'enregistrerez dans la catégorie
Virement : Compte d'épargne.
18.4 Les types de comptes de Grisbi
Nous avons vu sommairement ces notions dans le paragraphe
7.1 mais nous allons y revenir plus en détail.
18.4.1 Les comptes de banque
Ils servent à enregistrer toutes les opérations que vous pouvez faire avec votre
banque et admettent donc tous les types d'opérations. Vous pouvez créer un ou
plusieurs comptes bancaires, comptes d'épargne, etc.
18.4.2 Les comptes de caisse
Ils sont destinés aux opérations en espèces uniquement, et vous ne pouvez pas y
sélectionner de mode de paiement.
Par contre ils acceptent les virements en provenance d'autres comptes.
Quel est leur intérêt ? Tout simplement de pouvoir, si vous le souhaitez,
enregistrer dans votre comptabilité une (ou des) opération(s) en espèces dont
vous aimeriez conserver la trace.
Dans ce cas lorsque vous faites un retrait en espèces sur votre compte de
banque, enregistrez-le en tant que virement vers le compte de caisse.
Enregistrez les opérations en espèces sur le compte de caisse, et à la fin du
mois (ou de la semaine) enregistrez une opération dans la catégorie
Divers (ou une autre que vous créerez pour l'occasion) pour vider ce
compte de caisse qui sinon va atteindre des sommets...
18.4.3 Les comptes de passif
Grisbi ne gère pas encore les comptes d'emprunt. Donc, pour l'instant vous devez
utiliser les comptes de passif. Ce sont des comptes qui ont un solde initial
négatif, puisqu'ils représentent le montant de votre dette, et qui ont vocation
à arriver à un solde nul.
En réalité, le solde initial de ces comptes est nul, mais devient (fortement)
négatif dès la première opération, à savoir le versement du montant de l'emprunt
par votre banque sur votre compte courant. Vous enregistrerez à ce moment-là un
virement du compte de passif vers le compte courant, ce qui vous permettra de
procéder à votre achat.
À chaque fois que vous remboursez une mensualité de votre emprunt, enregistrez
un virement du compte de banque vers le compte de passif du montant du capital
remboursé, et une dépense en catégorie Frais financiers : Charges
d'emprunts pour les intérêts. Éventuellement rajoutez une dépense pour
l'assurance dans la catégorie Assurances.
De cette façon vous saurez en permanence le montant du capital qu'il vous reste
à rembourser, mais aussi le coût de l'emprunt.
18.4.4 Les comptes d'actif
Ces comptes ne sont pas encore disponibles dans Grisbi mais c'est imminent. Vous
pouvez en attendant utiliser le type de compte de passif, en sachant que vous
risquez d'avoir des messages erronés (Grisbi s'attend à ce que ces comptes
soient négatifs).
Un compte d'actif, vous vous en doutez un peu, est le contraire d'un compte de
passif. Pour reprendre l'exemple précédent de l'emprunt, imaginons que vous avez
fait cet emprunt pour acheter une voiture.
Le solde initial de ce compte d'actif sera égal au prix d'achat de la voiture
(et non au montant de la somme empruntée). De même que pour les comptes de
passif, ce solde sera obtenu grâce à un virement du compte courant vers le
compte d'actif représentant l'achat du véhicule.
La comparaison entre les comptes d'actif et de passif vous donne le montant
que vous possédez réellement. Lors de l'achat, c'est votre apport personnel.
Au bout d'un an votre voiture a perdu une certaine somme à l'argus. Vous
passez dans votre compte d'actif une écriture pour dépréciation d'actif.
Pendant ce temps vous avez remboursé des mensualités de votre emprunt. La
comparaison des comptes d'actif et de passif aura évolué et vous donnera la
valeur que vous possédez réellement sur votre voiture à ce moment-là.
18.5 Les comptes d'attente ou d'avances
Ces deux types de compte ont un fonctionnement un peu particulier.
Ce sont des comptes de transition et qui par essence doivent avoir un solde nul.
Leur fonctionnement n'est cependant pas tout à fait identique.
18.5.1 Les comptes d'attente
Ils servent à enregistrer des opérations (normalement des recettes) en attendant
de les virer vers un compte de banque ou de caisse. L'exemple type est le compte
Chèques à l'encaissement que nous verrons en détail un peu plus loin.
Ils sont normalement créditeurs jusqu'au moment du virement vers le compte de
banque ou de caisse, qui les ramène à un solde nul. Vous ferez alors un
pseudo-rapprochement de solde final nul. Donnez à ce rapprochement un nom comme REM-01
ce qui vous permettra ultérieurement de retrouver quel chèque faisait partie de
quelle remise, par exemple. Ce pseudo-rapprochement est appelé lettrage.
18.5.2 Les comptes d'avances
Ils servent à enregistrer à la fois les avances que vous percevez et celles que
vous consentez.
Le compte d'avance peut être déroutant pour le novice, puisqu'il fonctionne à
l'envers, ainsi que vous le découvrirez plus loin. Pour vous faciliter les
choses vous pouvez considérer que le compte d'avance est un tiers qui vous donne
ou à qui vous donnez de l'argent.
Si vous recevez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte
d'avances vers un compte de banque ou de caisse.
Le compte d'avances est donc débiteur quand vous devez de l'argent. Pour
régulariser cette dette vous aurez à faire un virement d'un compte de banque ou
de caisse vers le compte d'avance.
Si vous consentez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte de
banque ou de caisse vers un compte d'avances.
Le compte d'avances est donc créditeur quand on vous doit de l'argent. Pour
régulariser cette créance vous aurez à faire un virement du compte d'avances
vers un compte de banque ou de caisse.
18.5.3 Création d'un compte d'attente ou d'avances
Étant donné que ces comptes peuvent enregistrer des opérations tant en espèces
que par chèque ou virement, nous utiliserons le type de compte de banque pour
les créer.
18.6 Remises de chèques ou d'espèces
Si vous recevez beaucoup de chèques, par exemple parce que vous gérez une
association et que vos adhérents payent leur cotisation par chèque, vous les
groupez pour les déposer à la banque. Et quand vient le moment du rapprochement,
votre relevé bancaire ne contient qu'un montant global, et non le montant de
chaque chèque que vous avez saisi dans votre compte de banque. On ne peut pas
dire que ce soit simple à pointer.
Et si vous essayez de grouper tous vos chèques dans une même opération, vous ne
pourrez plus enregistrer le nom de chaque tiers dans la bonne zone, ce qui aura
pour conséquence que cette information n'apparaîtra pas dans l'onglet Tiers. Et
ce même si vous essayez de ventiler cette opération.
Dans ce cas de figure la solution consiste à créer un compte d'attente
Chèques à encaisser (ou Chèques reçus c'est comme vous voulez).
Au fur et à mesure de la réception des chèques, vous les enregistrez dans ce
compte. Vous pouvez donc utiliser le champ Tiers de façon correcte.
Quand vous décidez de remettre les chèques à la banque, vous faites un virement
de votre compte Chèques à encaisser vers votre compte de banque, du
montant du solde du compte Chèques à encaisser. Créez un tiers
Remise de chèques pour l'occasion, et en Notes vous pouvez mettre
le numéro de votre bordereau de remise. Lequel bordereau sera prochainement
généré directement par Grisbi.
Le solde du compte Chèques à encaisser revient à zéro et le compte de
banque est crédité du montant de la remise, exactement comme le sera votre
relevé bancaire.
Il vous faudra penser à rapprocher le compte Chèques à encaisser
en simulant un relevé de solde nul avant chaque nouvelle remise, l'édition du
bordereau de remise comportant toutes les opérations non-rapprochées
(non fonctionnel pour l'instant, vous devrez créer ce bordereau à la main
ou avec un logiciel de traitement de texte).
Bien entendu, si une partie de vos adhérents vous paye en espèces, vous pouvez
utiliser de la même façon un compte Espèces ou tout autre nom qui vous plaira).
18.7 Compte d'avance
Il peut s'agir soit d'une avance que vous percevez sur votre salaire, soit d'un
achat que vous faites pour un de vos amis.
Il importe que ces opérations soient transparentes : elles ne doivent pas
apparaître sur le récapitulatif de vos opérations.
Et si vous êtes trésorier d'une association vous aurez à gérer un autre type
d'avances, celles que certains de vos adhérents auront à faire pour certains
achats. Il importe dans ce cas de pouvoir enregistrer les opérations avec le bon
tiers d'une part, et d'autre part de pouvoir vérifier que les remboursements
sont bien faits.
Il faut donc là aussi créer un compte qui enregistrera ces opérations en-dehors
du compte bancaire. Appelons ce compte Compte d'avances.
Lorsque vous faites une avance pour quelqu'un, que ce soit une opération à part
entière ou la partie ventilée d'une opération, le tiers sera le commerçant (ou
autre) concerné, mais la catégorie sera Virement : Compte d'avances. En
Notes vous indiquez le motif de l'achat, et/ou la personne à qui
vous faites l'avance. Ceci débitera bien votre compte bancaire de la somme
dépensée, et créditera le compte d'avances d'autant.
Nous l'avons déjà vu, un compte d'avance créditeur signifie qu'on vous doit de
l'argent.
Lorsque vous serez remboursé (imaginons que ce soit par chèque) vous
enregistrerez ce chèque sur le compte d'avances. Le tiers sera
Régularisation d'avances ou bien si vous le préférez la personne qui vous
a remis ce chèque (ça marche aussi avec des espèces, il suffit d'adapter les
comptes). La catégorie sera Virement : compte bancaire et en Notes
vous indiquerez Remboursement de ........ ainsi qu'éventuellement le nom
du tiers. Votre Compte d'avances revient à zéro, votre compte bancaire
enregistre bien l'opération, et lors de l'édition de l'état des recettes et
dépenses (non encore opérationnel) qui ne tient pas compte des virements
entre comptes, cette opération sera totalement invisible. Bien sûr si vous avez
créé un compte Chèques à encaisser vous devrez faire le virement vers ce
compte d'abord puis ensuite l'intégrer dans votre remise de chèques (voir
paragraphe précédent).
Il vous suffira ensuite de créer un rapprochement dans le compte d'avances pour
faire disparaître ces opérations.
De plus ceci vous permet de vérifier facilement si vos créances ou vos dettes
sont éteintes. Sans cette astuce la vérification est impossible.
18.8 Les exercices
18.8.1 Définition comptable
Période d'une durée d'un an pour laquelle sont établies des prévisions financières
ou sont dégagés des résultats financiers, dans une unité de gestion, une entreprise ou
un organisme public.
Cette période ne correspond pas toujours à l'année civile. Le découpage du temps
en exercices financiers implique, en matière de calcul des résultats, un certain
nombre de régularisations avant de procéder à la clôture des comptes. Il arrive en
effet que certains produits et charges enregistrés au cours de l'exercice concernent
effectivement les exercices suivants et, réciproquement, que des produits et des
charges relatifs à l'exercice en cours n'aient pas encore été enregistrés.
18.8.2 Utilisation dans Grisbi
Comme vous n'êtes pas expert comptable, il est bien évident que vous n'allez
pas utiliser les exercices de cette façon. Il n'en demeure pas moins que
certaines notions sont à retenir :
- un exercice est une période d'un an ;
- on établit des prévisions et on dégage des résultats pour cette période ;
- certaines dépenses et recettes doivent être régularisées pour être
affectées à l'exercice adéquat.
Prenons l'exemple de votre facture téléphonique (bimestrielle comme chacun sait)
couvrant la période du 11 décembre au 10 février. Si vous enregistrez cette
facture telle quelle, la totalité de son montant sera affectée à l'année en
cours. Vous pouvez considérer que cela compense le déséquilibre induit par la
facture de l'année précédente à la même époque, et que bon an mal an vos
comptes sont bons.
On pourrait aussi prendre l'exemple d'un remboursement de Sécurité Sociale (qui
a toujours trois mois de retard sur la dépense...). Si vous voulez faire un
bilan objectif de vos dépenses de santé il vous faudra le prendre en compte
pendant la même année que la dépense, même s'il intervient l'année suivante.
La seule façon de procéder est d'utiliser les exercices. La période courante
d'un exercice est l'année civile, mais l'année scolaire peut être plus
intéressante si vous êtes le trésorier d'une association. Vous pouvez même
faire des exercices mensuels, si ça vous amuse, bien que comptablement ce soit
une bizarrerie.
Vous enregistrerez alors votre remboursement de Sécurité Sociale avec l'exercice
adéquat, et votre budget prendra en compte cette recette comme il le faut.
Pour la facture téléphonique, c'est un peu plus compliqué, puisqu'il va falloir
ventiler celle-ci prorata temporis (même si vous n'êtes pas latiniste
vous aurez compris que cela signifie : au prorata du temps). Pour simplifier il
est communément admis qu'une année se compose de 12 mois de 30 jours chacun.
Votre facture sera donc ventilée en 20 soixantièmes sur l'exercice courant, et
40 soixantièmes sur l'exercice suivant.
18.9 Comptabilité d'association
Nous considérerons pour cet exemple que les exercices et imputations budgétaires
ne sont pas renseignés. Des exemples plus complets seront donnés dans Le
guide de la comptabilité des associations (à paraître aux éditions Grisbi).
Si vous gérez les comptes d'une association, vous avez déjà constaté que les
opérations enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent aucunement la
réalité de vos mouvements financiers. En effet la majorité de vos opérations
consiste souvent en remises de chèques ou d'espèces, et vos dépenses en
remboursement de frais engagés par vos adhérents.
Grisbi vous offre la possibilité d'avoir une comptabilité claire et précise.
Utilisez les comptes de Chèques à l'encaissement, d'Espèces et
d'Avances tel qu'expliqué plus haut et vous verrez que tout sera
lumineux...
Vous pouvez même aller plus loin dans la précision. L'exemple qui suit va sans
doute vous paraître compliqué mais c'est la bonne façon d'avoir une comptabilité
d'association rigoureuse. Et avec un peu d'habitude vous verrez qu'on s'y fait
très bien...
Imaginons que vous soyez le trésorier de l'A.P.P.P.P., l'Amicale
des Pauvres Poivrots Privés de Pinard.
Premier cas de figure:
Votre adhérent Hector Boyau achète un tire-bouchon atomique pour le compte de
l'association. Cette dépense est réellement à imputer dans la comptabilité de
l'association. Il importe donc de l'enregistrer avec les tiers et
catégories réels.
Enregistrez les opérations suivantes :
Achat du tire-bouchon atomique
- Sur le compte d'avances
- 20 Euros en débit
- Tiers Les cavistes du Commerce et de la Gare réunis
- Catégorie : Investissement : matériel
- Notes : Achat d'un tire-bouchon atomique par Hector
Boyau.
L'achat est passé avec le tiers réel et la catégorie réelle.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Remboursement à Hector Boyau par chèque
-
Sur le compte bancaire
- 20 Euros en débit
- Tiers : Régularisation d'avance
- Catégorie : Virement : Compte d'avances
- Notes : Remboursement du tire-bouchon atomique à Hector
Boyau.
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne
doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Créez un rapprochement dans le compte d'avances, dont le solde sera égal au
solde du compte (le total des sorties étant égal à celui des entrées, le solde
reste identique).
Deuxième cas de figure:
Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles et en cubi que vous leur
revendez à prix coûtant. Ces achats ne concernent pas l'association mais
constituent plutôt un service rendu aux membres. Vous allez les enregistrer avec
le tiers réel mais surtout pas avec la catégorie.
Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d'avances pour enregistrer ces
achats et ventes. Mais ça va se mélanger avec les autres avances et vous aurez
de la peine à distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes un membre
très actif de l'association :-)8.
Créez donc deux comptes d'avances spécialisés, un compte Pinard en
bouteilles et un autre Pinard en cubi et procédez de la façon suivante.
Soixante bouteilles ont été achetés 180 Euros par votre adhérent Hector Boyau à
la Coopérative du Père Jutard.
Achat des bouteilles
-
Sur le compte d'avances
- 180 Euros en débit
- Tiers Coopérative du Père Jutard
- Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Notes : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau
L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie
virement.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.
Le compte Pinard en bouteilles est créditeur de 60 bouteilles.
Remboursement à Hector Boyau
-
Sur le compte bancaire
- 180 Euros en débit
- Tiers : Régularisation d'avance
- Catégorie : Virement : Compte d'avances
- Notes : Remboursement des 60 bouteilles à Hector Boyau
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne
doit lui être affectée dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.
Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 180 Euros.
Vente de 5 Bouteilles à Yves Remord réglées en chèques
-
Sur le compte Chèques à encaisser
- 15 Euros en crédit
- Tiers : Yves Remord
- Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Chèque, no de chèque = 123456
- Notes : 5 bouteilles
L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie virement.
Le compte Chèques à encaisser est créditeur, le chèque fera partie de la
prochaine remise de chèques.
Le compte Pinard en bouteilles est débité de 15 Euros, il ne reste plus
que 165 Euros soit 55 bouteilles.
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette vente pour les faire
disparaître.
Remise de chèques à la banque
-
Sur le compte Chèques à encaisser
- 15 Euros en débit (en réalité plus, à savoir la totalité
des chèques à remettre)
- Tiers : Remise de chèques
- Catégorie : Virement : Compte bancaire
- Notes : Bordereau de remise no 17
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette remise pour les faire
disparaître.
Si Yves Remord vous avait payé en espèces la démarche aurait été la même mais
avec le compte d'espèces et une remise en espèces.
Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 Euros,
l'opération d'achat aurait été passée ainsi :
Achat des bouteilles
-
Sur le compte d'avances
- 180 Euros en débit
- Tiers Coopérative du Père Jutard
- Catégorie : Opération ventilée
- Notes : Achat de 60 bouteilles et 10 cubis par Hector
Boyau
Détail de la ventilation
-
Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles
- Notes : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau
- Montant 180 Euros
puis
-
Catégorie : Virement : Pinard en cubis
- Notes : Achat de 10 cubis par Hector Boyau
- Montant 100 Euros
Les comptes Pinard en bouteilles et Pinard en cubi ont chacun été
crédités du montant des achats leur revenant.
Le reste des opérations est identique à la première version.
Maintenant nous vous proposons un petit exercice, pour vous permettre de voir si
vous avez compris le principe.
Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu'on ne lui
rembourse que 150 Euros. Comment enregistrez-vous cela?