2. Le tableur

Résumé

Cette section constitue une rapide introduction aux fonctionnalités du tableur OpenOffice.org Calc.

Nous supposons que vous savez pourquoi vous voulez utiliser un tableur, et ne rentrerons pas dans le détail des multiples applications possibles (comptabilité, finances, simulations, statistiques, etc.).

2.1. Qu'est-ce qu'un tableur ?

Les tableurs ou feuilles de calcul (spreadsheet) sont le pendant électronique du grand livre d'un comptable. Ces logiciels utilisent colonnes et lignes pour permettre l'application de calculs mathématiques sur des données déjà insérées. De nos jours, il est possible de faire une panoplie d'opérations impressionnantes avec un tableur, comme une base de données très simple ou un générateur de diagrammes et graphiques, même si ce n'est pas là leur domaine de prédilection.

Figure 10.2. Lignes, colonnes et cellules

Lignes, colonnes et cellules

Les lignes sont nommées numériquement 1, 2, etc. Les colonnes sont quant à elles nommées alphabétiquement A, ..., Z, AA, AB, etc. L'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle une cellule, et elle est désignée par son nom de colonne et de ligne, par exemple : C3 (dans l'illustration Figure 10.2, « Lignes, colonnes et cellules »). OpenOffice.org Calc met en surbrillance les noms des lignes et colonnes actives.

2.2. Utilisation du tableur

Pour démarrer OpenOffice.org Calc, accédez au menu Bureautique+Tableurs->OpenOffice.org Calc depuis le menu principal.

Lorsque vous lancerez OpenOffice.org Calc pour la première fois, un dialogue s'affichera demandant si vous préférez utiliser le format Microsoft® ou OpenOffice.org pour enregistrer vos fichiers.

Votre choix dépend de la destination finale de vos fichiers. Si vous pensez échanger beaucoup de documents avec des personnes qui n'utilisent que des outils Microsoft®, cliquez sur Utiliser le format Microsoft® Excel, mais soyez cependant conscient que ce format n'est pas parfaitement maîtrisé. Notez enfin qu'il ne s'agit ici que du choix du format par défaut, qui peut être facilement contourné en changeant le Type de fichier du dialogue Enregistrer sous.

OpenOffice.org Calc est une application prête pour les milieux professionnels les plus exigeants. Cette application inclut de nombreuses fonctions nettement au-delà des objectifs de cette section. Consultez Section 2.3, « Pour aller plus loin », pour voir comment apprendre à vous servir à fond de OpenOffice.org Calc.

Les sections qui suivent aborderont les fonctions de base pour insérer des données et des formules, puis créer des diagrammes pour représenter ces données. Un exemple imaginaire d'un livre de comptes mensuel succinct d'une société sera utilisé.

2.2.1. Entrée des données

Pour entrer des données dans une cellule (texte ou chiffre), utilisez les touches fléchées pour vous déplacer sur la cellule voulue ou cliquez sur cette cellule. Tapez ensuite vos données au clavier, et pressez la touche Entrée lorsque vous avez terminé. Vous pouvez aussi utiliser les touches de Tabulation ou Maj-Tab pour vous déplacer respectivement sur la cellule de droite ou du bas.

La fonctionnalité d'auto-complètement (auto-completion) facilite l'entrée de données. Le programme va essayer de « deviner » les données à insérer dans la cellule suivante en fonction de la cellule courante. Cela fonctionne non seulement pour les données numériques mais aussi pour les jours de la semaine, les mois de l'année, etc. De manière générale, tout type de données pouvant se ramener à une série d'entiers consécutifs pourra être reconnu.

Figure 10.3. Simplification de l'entrée de données à l'aide de l'auto-complètement

Simplification de l'entrée de données à l'aide de l'auto-complètement

Pour utiliser l'auto-complètement, sélectionnez la cellule de base, puis cliquez sur la « poignée » de la cellule (située sur le coin inférieur droit du bord). Faites alors glisser votre souris en maintenant le bouton enfoncé. La valeur des nouvelles cellules sera affichée dans une bulle (voir Figure 10.3, « Simplification de l'entrée de données à l'aide de l'auto-complètement »). Une fois que vous avez atteint la dernière cellule à remplir, relâchez le bouton de la souris et les cellules seront remplies.

Les cellules peuvent aussi être triées en fonction de divers critères (en colonnes ou lignes selon l'organisation de vos données). Pour ce faire, commencez par sélectionner la zone de cellules que vous souhaitez trier, puis ouvrez la boîte de dialogue de tri en choisissant le menu Données->Trier.

[Astuce]Astuce

Assurez-vous de sélectionner aussi les cellules qui servent d'en-tête aux données (dans notre exemple la colonne B qui contient le nom des mois) de façon à ce que celles-ci suivent aussi le tri des données.

Dans l'onglet Critères de tri, sélectionnez les lignes ou colonnes devant servir de critère de tri, puis l'ordre de tri Croissant ou Décroissant. L'onglet Options propose des paramètres de tri personnalisés, de faire un tri selon la casse (majuscule/minuscule) ou non et la direction du tri (de haut en bas pour les données disposées en colonnes et de droite à gauche pour les données disposées en lignes), etc. Cliquez sur le bouton OK lorsque vos critères de tri sont choisis, et le tri sera effectué.

2.2.2. Ajout de formules

Les formules sont utilisées pour « automatiser » la feuille de style, vous permettant par exemple de lancer des simulations. Dans les cellules, les formules sont définies en rentrant le signe =. Tout le reste est traité comme des données « statiques ».

Les opérations sont décrites en utilisant la notation algébrique conventionnelle. Par exemple =3*A25+4*(A20+C34/B34) divise la valeur de la cellule C34 par celle de la cellule B34, ajoute la valeur de la cellule A20 au résultat, multiplie ce dernier par 4 puis ajoute 3 fois la valeur de la cellule A25. Ainsi, des expressions assez complexes peuvent être simplifiées en utilisant des expressions plus simples à la base.

OpenOffice.org Calc propose un grand nombre de fonctions prédéfinies utilisables dans les formules. Il existe des fonctions en rapport avec la date et l'heure, les mathématiques, les statistiques, la finance, la logique, etc. Explorez toutes ces fonctions avec l'AutoPilote de fonctions depuis le menu Insertion->Fonction.

[Note]Note

Sous KDE, la combinaison de touches Ctrl-F2 vous permet d'aller au bureau virtuel numéro 2. Vous voudrez peut-être redéfinir ce raccourci clavier afin de pouvoir utiliser l'AutoPilote de OpenOffice.org Calc.

La Figure 10.4, « Utilisation d'une formule » montre la fonction SOMME appliquée à la zone de cellules sélectionnée pour calculer leur somme. Notez l'utilisation du signe : pour désigner une plage contiguë de cellules dans la fonction.

Figure 10.4. Utilisation d'une formule

Utilisation d'une formule

2.2.3. Diagrammes : présentation graphique des données

Lorsqu'une feuille de calcul contient beaucoup d'informations, il devient difficile de cerner les relations entre les différents types de données : trop de chiffres et pas assez de sens. La meilleure façon de représenter ces données est d'utiliser des graphiques.

Comme pour toutes les fonctions d'analyse de données, il faut préalablement sélectionner les données que vous souhaitez afficher dans le diagramme. Sélectionnez donc une zone de cellules puis choisissez le menu Insertion->Diagramme pour afficher l'assistant de création de diagrammes.

Figure 10.5. Choix du type de diagramme

Choix du type de diagramme

Après avoir confirmé la sélection dans la première page de l'assistant en cliquant sur le bouton Suivant, vous verrez la page de sélection du type de diagramme (dans Figure 10.5, « Choix du type de diagramme », un diagramme en barre 3D est choisi). Faites votre choix et passez à l'étape suivante en cliquant sur Suivant pour afficher des variantes du choix initial. Faites vos choix et cliquez sur Suivant pour choisir les options finales du diagramme comme son titre, le titre des axes, etc. Cliquez sur Créer lorsque vous avez fini pour insérer le diagramme sur la feuille (voir Figure 10.6, « Un diagramme 3D dans une feuille de calcul »).

Figure 10.6. Un diagramme 3D dans une feuille de calcul

Un diagramme 3D dans une feuille de calcul
[Astuce]Astuce

Les diagrammes sont actifs dans la feuille de style, et s'adaptent automatiquement lorsque vous modifiez les valeurs des cellules affichées dans le diagramme.

[Astuce]Astuce

Un clic, puis un clic droit sur un diagramme fait apparaître un menu avec des options permettant de changer les paramètres de ce diagramme. Certains objets comme le titre du diagramme peuvent être modifiés simplement en faisant un double-clic dessus.

2.3. Pour aller plus loin

Si vous souhaitez en apprendre plus sur le fonctionnement de OpenOffice.org Calc, vous pouvez télécharger ce tutoriel (en format PDF).[9].

N'hésitez pas non plus à vous reporter à l'aide en ligne de OpenOffice.org Calc accessible à travers le menu Aide->Sommaire, ou en pressant la touche F1. Vous y trouverez la réponse à toutes vos questions. Les sujets sont accessibles par la table des matières et par l'index, il existe également un outil de recherche contextuel.

2.4. Conclusion

Les feuilles de calcul simplifient immensément la tâche du comptable ou toute autre tâche faisant intervenir des chiffres. Elles sont utilisées partout dans le monde, du marchand du coin de la rue qui gère ses horaires, aux plus grandes firmes de comptabilité qui les utilisent pour produire des rapports sûrs et complets.

OpenOffice.org Calc offre des fonctionnalités avancées pour les utilisateurs expérimentés. Vous pouvez l'utiliser comme simple base de données ou y programmer une interface complète d'application numérique. Vous pouvez aussi convertir les formats, définir des modèles, etc. OpenOffice.org Calc est une application puissante et souple et restera incontournable pendant encore de longues années.



[9] Notez que pour lire un fichier au format PDF vous aurez besoin d'un logiciel adapté (Xpdf par exemple)