Tabellenkalkulation

Zusammenfassung

Dieses Kapitel bietet eine kurze Einführung in die Funktionen der Tabellenverarbeitung OpenOffice.org Calc.

Vorausgesetzt wird jedoch, dass Sie wissen, weshalb Sie die Tabellenkalkulation verwenden wollen, da hier nicht auf Anwendungsfelder (Buchhaltung, Simulation, etc.) im Speziellen eingegangen werden kann.

Was ist eine Tabellenkalkulation?

Die Tabellenblätter, auch Rechenblätter genannt, sind der elektronische Ersatz für Karopapier und Rechenschieber früherer Zeiten. Das Programm verwendet Zeilen und Spalten, um Berechnungen mit den darin vorher abgelegten Werten vorzunehmen. Mittlerweile werden die Rechenblätter wesentlich umfangreicher verwendet, da sie etwa als (sehr) einfache Datenbanken oder als Diagramm-Generatoren missbraucht werden, wenngleich sie dafür ursprünglich nicht entworfen wurden.

Abbildung 10.2. Zeilen, Spalten und Zellen

Zeilen, Spalten und Zellen

Die Zeilen werden fortlaufend durchnummeriert (1, 2, etc.), Spalten haben als Namen Buchstabenkombinationen (A, ..., Z, AA, AB, etc.). Die Kreuzung einer Spalte und einer Reihe ist eine Zelle, deren Bezeichnung aus den Bezeichnungen der Spalte und der Reihe zusammengesetzt wird, so etwa C3 (siehe Abbildung 10.2, „Zeilen, Spalten und Zellen“). Die Reihe und Spalte der aktiven Zelle wird immer hervorgehoben.

Arbeiten mit der Tabellenkalkulation

Zum Starten von OpenOffice.org Calc wählen Sie im Startmenü Büroprogramme+Tabellenkalkulation->OpenOffice.org Calc.

Beim ersten Start von OpenOffice.org Calc erscheint ein Dialogfenster mit der Abfrage, ob Sie zum Speichern Ihrer Dateien das Microsoft®- oder das OpenOffice.org-Format benutzen wollen.

Ihre Auswahl hängt davon ab, ob Sie sehr viele Dateien mit Benutzern von Microsoft®-Anwendungen austauschen werden. Falls ja, klicken Sie auf Use the Microsoft® Excel file format. Allerdings sollten Sie bedenken, dass diese Funktion nicht hundertprozentig unterstützt wird. Sie legen hier aber nur das Standardformat fest, was Sie jederzeit in der Zeile Dateityp des Dialogs Speichern unter wieder ändern können.

OpenOffice.org Calc ist ein professionelles Kalkulationsprogramm, das vielerlei Fähigkeiten und Funktionen beinhaltet, weit mehr als wir in diesem Dokument behandeln können. Im Kapitel „Weiterführende Informationen“ bekommen Sie weitere Informationen zur Nutzung von OpenOffice.org Calc.

Die folgenden Abschnitte werden sich mit den Grundfunktionen (Daten- und Formeleingabe, Erstellen von Grafiken zur Datenpräsentation, etc.) beschäftigen. Dabei werden wir die monatlichen Verkaufszahlen und Kosten einer imaginären Firma als Beispiel benutzen.

Dateneingabe

Zur Dateneingabe in eine Zelle (Text oder Zahlen) bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle oder klicken direkt darauf. Geben Sie dann die Daten ein und drücken zum Abschluss auf Enter. Eine weitere Möglichkeit, sich zur benachbarten Zelle (links oder rechts) zu bewegen ist die Taste Tab bzw. die Kombination Shift-Tab.

Die automatische Vervollständigung erleichtert die Dateneingabe ungemein. Diese Funktion „errät“ auf der Basis des Inhaltes der aktuellen Zelle den Inhalt der nächsten Zelle. Das funktioniert nicht nur mit Zahlen sondern auch mit Wochentagen, Monatsnamen und anderen Folgen. Ganz allgemein gesagt, funktioniert das mit allen Daten, die einer Reihe von aufeinander folgenden integralen Zahlen zugeordnet werden können.

Abbildung 10.3. Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung

Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung

Um diese Funktion zu nutzen positionieren Sie den Mauszeiger auf dem „Auto-Füllgriff“ (der kleine schwarze Punkt am unteren rechten Ecke der Zelle), klicken darauf und ziehen die Zelle in die gewünschte Richtung. Die Zellwerte werden dabei in einem Popup-Fenster angezeigt (siehe Abbildung 10.3, „Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung“). Wenn der gewünschte Wert erreicht ist lassen Sie die Maustaste los und die markierten Zellen werden mit den Werten ausgefüllt.

Bereits vorhandene Daten in Zellen können auch nach verschiedenen Kriterien sortiert werden (innerhalb einer Spalte oder Reihe, je nachdem, wie Sie die Daten angeordnet haben). Markieren Sie dazu die entsprechenden Zellen und öffnen dann den Sortier-Dialog über das Menü: Daten->Sortieren....

[Tip]Tipp

Beziehen Sie auf jeden Fall auch die Spalten und Reihen in die Auswahl ein, die als „Spaltenüberschriften“ für die Tabelle fungieren (in unserem Beispiel die Spalte B mit den Monatsnamen), sodass Andere die Ordnung der Daten nachvollziehen können.

Auf der Karteikarte Sortierkriterien bestimmen Sie die Spalten/Reihen, deren Daten sortiert werden sollen sowie die Sortierordnung (Aufsteigend oder Absteigend). Die Karteikarte Optionen enthält unter Anderem Optionen zur Sortierreihenfolge, ob Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt werden soll und die Sortierrichtung („von oben nach unten“ sortiert Daten in Spalten während „von links nach rechts“ Daten in Reihen sortiert). Klicken Sie zum Abschluss auf OK und die Sortierung beginnt.

Eingeben von Formeln

Mit Formeln kann man Abläufe in einem Kalkulationsblatt so automatisieren, dass man beispielsweise komplexe Simulationen durchführen kann. Innerhalb einer Zelle werden Formeln durch das Voranstellen des Zeichens = eingeleitet. Alles Andere wird als „unveränderliche“ Daten gewertet.

Die Operationen folgen den Konventionen der algebraischen Notation, d.h., dass zum Beispiel bei =3*A25+4*(A20+C34/B34) der Wert in Zelle C34 durch den Wert in Zelle B34 geteilt wird, zu dem Ergebnis der Wert von A20 addiert und das Ganze mit 4 multipliziert wird. Zum Schluss wird das Ergebnis von 3 mal A25 hinzugefügt. So können eher komplexe Ausdrücke durch die Benutzung von simplen Basisoperationen etwas vereinfacht werden.

OpenOffice.org Calc stellt Ihnen eine Menge vorgefertigter Funktionen für Ihre Formeln zur Verfügung. Es gibt Funktionen für das Datum und die Zeitangabe, für mathematische, statistische, finanzielle und logische Berechnungen sowie viele andere Aufgaben. Gehen Sie auf Entdeckungsreise, benutzen Sie den Funktions-Autopilot aus dem Menü (Einfügen->Funktion) oder durch die Tastenkombination Strg-F2.

[Note]Anmerkung

Unter KDE bewirkt die Kombination Strg-F2 das Umschalten auf die Arbeitsfläche 2, also sollten Sie diese Einstellung ändern, um sich auch hier der Tastenkürzel von OpenOffice.org Calc bedienen zu können.

Abbildung 10.4, „Benutzung einer Funktion in einer Formel“ zeigt, wie die Funktion MITTELWERT auf einen markierten Zellenbereich angewendet wird, um den Durchschnittswert zu berechnen. Beachten Sie die Verwendung von : als Zeichen, dass ein Bereich aufeinanderfolgender Zellen für die Berechnung markiert wird.

Abbildung 10.4. Benutzung einer Funktion in einer Formel

Benutzung einer Funktion in einer Formel

Diagramme: Daten visualisieren

Je mehr Informationen ein Kalkulationsblatt enthält, desto schwieriger wird es, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten zu erkennen und zu verstehen: zu viele Zahlen und zuwenig Gehalt. Die beste Art, dieses Problem zu lösen, ist die grafische Präsentation der Daten, das Diagramm.

Wie bei allen Funktionen der Datenanalyse müssen Sie auch hier zuerst den Datenbereich markieren, den Sie in der Grafik darstellen wollen. Also wählen Sie einen Datenbereich aus und starten Sie mit Einfügen->Diagramm den Diagramm-Assistenten.

Abbildung 10.5. Auswahl des Diagramm-Typs

Auswahl des Diagramm-Typs

Nachdem Sie Ihre Auswahl auf der ersten Seite des Assistenten getroffen haben klicken Sie auf Weiter und finden sich in der Auswahl des Diagramm-Typs wieder (in Abbildung 10.5, „Auswahl des Diagramm-Typs“, ausgewählt ist ein 3D-Diagramm). Wählen Sie Ihren Diagramm-Typ aus und klicken Sie wieder auf Weiter, wählen Sie im nächsten Schirm die Ihnen genehme Variante des Typs aus und gehen dann mit dem Klick auf Weiter zur Auswahl der noch fehlenden Optionen (Titel, Achsentitel, usw.). Mit einem letzten Klick auf Fertig stellen wird das Diagramm erstellt und in das Kalkulationsblatt eingefügt (siehe Abbildung 10.6, „3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes“).

Abbildung 10.6. 3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes

3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes
[Tip]Tipp

Ein in ein Kalkulationsblatt integriertes Diagramm ist „dynamisch“, d.h., wenn Sie die Werte in dem Zellenbereich ändern, der in der Grafik dargestellt wird, wird die Grafik automatisch aktualisiert.

[Tip]Tipp

Mit einem Rechtsklick auf das eingebettete Diagramm rufen Sie ein Menü auf, mit dessen Hilfe Sie viele Parameter des Diagramms ändern können. Teile, wie z.B. der Diagramm-Titel können durch einen Doppelklick geändert werden.

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen über die Arbeit mit OpenOffice.org Calc finden Sie in dem Tutorial auf der Website des OpenOffice Support.

Bei der Benutzung von OpenOffice.org Calc sollten Sie bei jeder Gelegenheit die integrierte Hilfe in Anspruch nehmen. Sie erreichen sie über das Menü Hilfe->Inhalt. Sie finden eine Antwort auf (fast) jede Frage durch die Suche im Inhaltsverzeichnis oder den Index. Es gibt sogar eine Kontexthilfe.

Schlußbemerkungen

Kalkulations-Programme machen eine Menge Buchführungs- und andere zahlenbezogene Aufgaben einfacher. Daher werden sie in aller Welt benutzt, vom Kaufmann um die Ecke, der seine Termine einhalten muss, bis zu großen Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die ausführliche und schlüssige Prüfungsberichte erstellen müssen.

OpenOffice.org Calc bietet dem fortgeschrittenen Benutzer eine große Auswahl an Möglichkeiten. Sie können es als einfache Datenbank benutzen aber auch komplette Bedienoberflächen damit erstellen. Sie können Formate umrechnen, Vorlagen definieren, usw. OpenOffice.org Calc ist ein sehr leistungsfähiges Programm und hat sicher eine lange Lebensdauer im Bereich der Office-Anwendungen.